1️⃣ Einstieg: Das reale Problem
Du delegierst eine Aufgabe – und bekommst eins von zwei Ergebnissen:
- Rückfragen ohne Ende („Welche Version? Welche Zielgruppe? Welche Deadline? Wo liegt die Datei?“)
oder
- Ein Ergebnis, das nicht passt (falscher Fokus, falsches Format, falsche Prioritäten)
Und das passiert nicht, weil dein Team schlecht ist.
Sondern weil die Aufgabenbeschreibung oft unvollständig ist – und du es im Stress nicht merkst.
Jetzt kommt der Hebel:
Du kannst KI (ChatGPT oder Gemini) so einsetzen, dass sie wie ein Delegations-Qualitätsprüfer funktioniert und dir sagt, was im Briefing fehlt – bevor du delegierst.
2️⃣ Warum das Problem bleibt
Typische Fehlansätze, die das Problem zementieren:
- „Mach mal“-Delegation: Du kennst das Ziel, aber es steht nicht im Text.
- Informations-Silos: Kontext steckt in deinem Kopf, Dateien in Drive, Details in Slack.
- Keine Standards: Jeder delegiert anders → Qualität ist Zufall.
- Tool-Overload: Ticketsystem + Chat + Docs, aber keine klare „Source of Truth“.
- KI ohne System: Wenn du KI „irgendwas“ prüfen lässt, bekommst du „irgendwas“ zurück.
Die Lösung ist nicht „mehr Kommunikation“, sondern ein Standard, der fehlende Infos sichtbar macht.
3️⃣ Die konkrete Lösung: Die 9-Felder-Delegations-Checkliste (als Qualitätsstandard)
Diese 9 Felder sind dein Delegations-Sicherheitsgurt. Wenn ein Feld fehlt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es knallt.
✅ Feld 1: Ziel & Ergebnis
- Was soll am Ende fertig sein?
- Wie sieht „Done“ aus?
✅ Feld 2: Kontext
- Warum machen wir das?
- Wer nutzt es und wofür?
✅ Feld 3: Scope & Umfang
- Was gehört dazu – und was nicht?
- Welche Tiefe? Wie viele Varianten?
✅ Feld 4: Anforderungen & Constraints
- Format, Ton, CI, rechtliche Vorgaben
- Tools, Systeme, Limits
✅ Feld 5: Inputs
- Welche Dateien/Links/Daten?
- Was ist die „Single Source of Truth“?
✅ Feld 6: Vorgehen & Entscheidungslogik
- Was darf eigenständig entschieden werden?
- Was muss abgestimmt werden?
✅ Feld 7: Timing & Meilensteine
- Deadline, Zwischenstände, Abhängigkeiten
✅ Feld 8: Kommunikation
- Kanal, Update-Frequenz, Blocker-Regeln
✅ Feld 9: Abgabe & Review
- Ablageort, Dateinamen, Reviewer, Kriterien
Merksatz:
Wenn du es nicht anhand dieser 9 Felder briefen kannst, kannst du es auch nicht sauber delegieren.
4️⃣ Praxisbeispiel: HR-Team delegiert eine Stellenanzeige
Vorher (manuell, unklar):
„Bitte erstelle eine Stellenausschreibung für einen Sales Manager.“
Ergebnis: 8 Rückfragen, 3 Schleifen, viel Zeitverlust.
Nachher (mit Checkliste + KI-Prüfung):
Du schreibst ein kurzes Briefing (auch unvollständig möglich) und lässt KI prüfen:
- Ziel: Stellenausschreibung für LinkedIn + Website
- Zielgruppe: B2B Sales, 3–5 Jahre Erfahrung
- Format: 1 Longform + 1 Shortform
- Ton: modern, direkt, keine Floskeln
- Inputs: Aufgabenprofil, EVP-Punkte, Gehaltsband
- Timing: Entwurf bis Mittwoch 12:00
KI meldet:
„Es fehlen: Standort/Remote-Regel, Reporting Line, Benefits im Detail, Bewerbungsprozess/CTA, Freigabeprozess.“
Du ergänzt 5 Punkte → und delegierst erst dann.
5️⃣ So setzt du KI praktisch ein: ChatGPT vs. Gemini (zwei Wege, ein Standard)
Wichtig: ChatGPT und Gemini können beide exakt diese Aufgabe übernehmen.
Der Unterschied ist weniger „Qualität“, sondern wie du sie in deinen Alltag integrierst:
- ChatGPT: oft stark im iterativen Arbeiten, Struktur, Textqualität und Prompting-Workflows
- Gemini: oft stark in Google-Workspace-Nähe (Docs/Drive), wenn du dort sowieso arbeitest
A) Workflow 1: Delegations-Check mit ChatGPT (Copy-Paste-Standard)
Ziel: Du gibst dein Briefing rein → ChatGPT bewertet es entlang der 9 Felder → du bekommst fehlende Infos + Rückfragen + Verbesserungsvorschlag.
Prompt (direkt nutzbar):
Du bist mein Delegations-Qualitätsprüfer. Prüfe die folgende Aufgabenbeschreibung anhand einer 9-Felder-Delegations-Checkliste: 1 Ziel & Ergebnis 2 Kontext 3 Scope & Umfang 4 Anforderungen & Constraints 5 Inputs 6 Vorgehen & Entscheidungslogik 7 Timing & Meilensteine 8 Kommunikation 9 Abgabe & Review Gib mir: A) Eine Tabelle (Feld | vorhanden? | fehlt/unklar | konkrete Rückfrage) B) Eine verbesserte Version des Briefings in maximal 150 Wörtern C) Die 3 größten Risiken, wenn ich so delegiere wie jetzt Hier ist das Briefing: [PASTE]
So nutzt du das in der Praxis (2 Minuten):
- Briefing roh schreiben
- Prompt + Briefing in ChatGPT
- Rückfragen beantworten
- „Finales Briefing“ an Team/Kollegen senden
Bonus: Du kannst ChatGPT zusätzlich bitten:
„Mach daraus eine delegierbare Ticket-Beschreibung für Jira/Asana.“
B) Workflow 2: Delegations-Check mit Gemini (Google-Workspace-orientiert)
Ziel: Du arbeitest in Google Docs/Drive → Gemini prüft oder überarbeitet dein Briefing direkt dort (ideal, wenn eure Organisation stark in Google hängt).
Prompt (direkt nutzbar):
Agiere als Delegations-Qualitätsprüfer. Analysiere den folgenden Auftrag nach der 9-Felder-Checkliste: Ziel & Ergebnis, Kontext, Scope, Anforderungen, Inputs, Vorgehen, Timing, Kommunikation, Abgabe/Review. Erstelle: 1) Eine Checkliste der fehlenden Punkte als Bullet-Liste 2) Konkrete Rückfragen (max. 10), priorisiert nach Wichtigkeit 3) Eine überarbeitete Aufgabenbeschreibung, klar strukturiert und sofort delegierbar Text: [PASTE]
Praxis-Setup:
- Du legst ein Google-Doc-Template an: „Delegations-Briefing“
- Oben stehen die 9 Felder als Überschriften
- Du füllst nur grob aus
- Gemini macht daraus ein vollständiges, sauberes Briefing + Rückfragen
6️⃣ Sofort umsetzbare Schritte (heute starten)
- Erstelle ein „Delegations-Briefing“-Template (Notion, Google Doc oder Ticket-Template)
→ 9 Felder als fixe Struktur
- Mach KI zum Pflicht-Schritt vor jeder Delegation
Regel: „Kein Auftrag raus, bevor KI ihn gecheckt hat.“
- Lege eine Standard-Definition-of-Done fest
z. B. „final, reviewt, abgelegt, link geteilt, nächste Schritte definiert“
- Nutze Beispiele
Hinterlege 1 gutes und 1 schlechtes Briefing – KI lernt dann schneller euren Stil.
- Pilotbereich wählen (Quick Win)
Starte mit Aufgaben, die oft schiefgehen:
Content, Reporting, Angebotsunterlagen, Präsentationen, Kundenkommunikation
7️⃣ Strategische Einordnung: Was sich dadurch im Unternehmen verändert
Wenn du Delegation so standardisierst, baust du eine Fähigkeit auf, die direkt mit KI-Reife zusammenhängt:
- Du reduzierst Reibungsverluste (Rückfragen, Schleifen, Missverständnisse)
- Du bekommst stabilere Qualität (egal wer ausführt)
- Du machst Arbeit skalierbar (mehr Output ohne mehr Chaos)
- Du schaffst die Grundlage für KI-Agenten & Automatisierung
(denn Agenten brauchen klare Inputs, Regeln und DoD)
Kurz:
Saubere Delegation ist die Basis für KI-gestützte Skalierung.
8️⃣ Abschluss + Call-to-Action
🚀 Nächster Schritt
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