KI-Masterclass: Ressourcen-Planung - Schätzung, welche Rollen für eine Aufgabe benötigt werden

1️⃣ Einstieg: Das reale Problem

Du stehst vor einer neuen Initiative: Eine Marketingkampagne, ein Softwareprojekt oder die Einführung eines neuen Produkts. Die Aufgaben sind klar definiert, aber du weißt nicht, welche Rollen du wirklich dafür benötigst. Dein Team plant zu viel ein, überlastet die Mitarbeitenden oder lässt wichtige Kompetenzen außen vor.

Beispiel: Für die Einführung eines neuen CRM-Systems werden fünf Entwickler eingeplant, aber der Product Owner fehlt, die Testressourcen fehlen, und die Schulung der Mitarbeitenden wurde vergessen.

2️⃣ Warum das Problem bleibt

Viele Unternehmen scheitern daran, Ressourcen richtig zu planen, weil:

• Tool-Overload: Sie verlassen sich nur auf Projektmanagement-Software.
• Fehlende Struktur: Kein klarer Plan, wie man Aufgaben und Rollen abgleicht.
• Fehlende Kompetenz: Schätzung erfolgt nach Bauchgefühl statt Erfahrungswerten.
• Zu statische Planung: Rollen werden einmal festgelegt, Aufgaben ändern sich aber dynamisch.

Ergebnis: Über- oder Unterbesetzung, verzögerte Projekte, ineffiziente Teams.

3️⃣ Die konkrete Lösung

Wir nutzen ein 3-Schritte-Rollen-Planungsmodell, jetzt mit KI-Unterstützung:

Schritt 1: Aufgaben-Cluster erstellen

• Liste alle Aufgaben für Projekt X auf.
• Gruppiere sie nach Kompetenzbedarf (z. B. technische Umsetzung, kreative Arbeit, Analyse, Steuerung).

Beispiel-KI-Prompt:

Liste für mich alle Aufgaben auf, die für die Einführung eines neuen CRM-Systems in einem mittelständischen Unternehmen anfallen, und sortiere sie nach Kompetenzbereich (z.B. Entwicklung, Testing, Training, Produktmanagement, Kommunikation).

Schritt 2: Rollenbedarf schätzen

• Definiere Rollen, die diese Aufgaben abdecken.
• Schätze Kapazität: Stunden pro Aufgabe, Skills, Erfahrungslevel.

Beispiel-KI-Prompt:

Für die folgende Aufgabenliste: [Liste der Aufgaben], schlage mir die benötigten Rollen vor (z.B. Entwickler, UX Designer, Tester, Product Owner) inklusive geschätzter Stundenzahl pro Rolle.

Schritt 3: Ressourcen-Matrix erstellen

• Setze Aufgaben in eine Matrix mit Rollen und Kapazität.
• Prüfe Lücken oder Überlastungen.
• Optional: KI kann alternative Rollenzuordnungen simulieren, um Engpässe zu vermeiden.

Beispiel-KI-Prompt:

Simuliere verschiedene Ressourcenpläne für das Projekt [Projektname]. Zeige, wie viele Stunden jede Rolle benötigt und identifiziere mögliche Engpässe oder Überlastungen.

4️⃣ Praxisbeispiel

Situation: Mittelständisches Softwareunternehmen plant ein neues Feature.

Vorher:

• 3 Entwickler geplant
• 1 Tester
• Kein Product Owner, kein UX Designer

Problem:

• Verzögerungen, weil Anforderungen unklar sind
• Nutzerfeedback nicht berücksichtigt

Nachher (mit 3-Schritte-Modell + KI):

1. KI generiert Aufgabenliste für das Feature.
2. KI schlägt Rollen und Kapazitäten vor:
   • 2 Entwickler
   • 1 UX Designer
   • 1 Tester
   • 1 Product Owner
   • 0,5 Schulungsressource
3. KI simuliert alternative Szenarien:
   • Engpass: Entwicklerstunden zu niedrig → KI schlägt Überstunden oder zusätzliche Ressource vor
   • Optimiert: Rollen gleichmäßig verteilt → Projekt bleibt im Zeitplan

Ergebnis: Termingerechte Lieferung, klare Verantwortlichkeiten, höhere Qualität

5️⃣ Sofort umsetzbare Schritte

1. Liste alle Aufgaben für dein Projekt X auf.
2. Cluster die Aufgaben nach Kompetenzbereichen.
3. Nutze KI-Prompts, um Rollenbedarf und Kapazität zu schätzen.
4. Erstelle eine Matrix Aufgaben ↔ Rollen.
5. Prüfe Kapazität, Lücken und Überschneidungen.
6. Simuliere mit KI alternative Rollenzuordnungen.
7. Rollen-Plan regelmäßig anpassen, sobald Aufgaben sich ändern.

6️⃣ Strategische Einordnung

Wer Ressourcen nicht richtig plant, zahlt:

• Verzögerungen in Projekten
• Überlastung von Mitarbeitenden
• Verpasste Chancen durch ineffiziente Nutzung von Skills

Unternehmen, die Rollen und Kapazitäten datenbasiert und flexibel planen, gewinnen:

• Effizienz und Termintreue
• Bessere Qualität der Arbeit
• Strategische Freiheit für Innovation

7️⃣ 🚀 Nächster Schritt

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