Herausforderung
Als Hersteller von Premium-Automobilen wird kontinuierlich an der Verbesserung und Weiterentwicklung der Produkte gearbeitet. Während der Produktion geht von Zeit zu Zeit der Bestand verschiedener Produktionsmaterialien zur Neige. Um eine Unterbrechung der Produktionslinien zu vermeiden, kontaktiert die Produktion die Einkaufsabteilung per Telefon oder E-Mail, um Ad-hoc-Bestellungen anzufordern. Der Einkauf erhält manuelle Anfragen per E-Mail von Lieferanten und die Prozesse werden manuell von Mitarbeitern der Einkaufsabteilung nachverfolgt. Die Herausforderung bestand in der manuellen Abfrage und Beschaffung von Teilen mit kritischen Lagerbeständen, was im schlimmsten Fall zu einem drohenden Produktionsstillstand führte. Die Bearbeitungszeiten bei Anfragen waren deutlich zu lang und es bestand ein hohes Risiko eines Produktionsausfalls.
SAP als zentrale Plattform für das Beschaffungsmanagement konnte die notwendigen Prozesse nicht umsetzen.
Umsetzung
Um das Risiko einer Produktionsunterbrechung zu reduzieren, wurden folgende Ziele verfolgt
-
Verkürzung der Beschaffung kritischer Einkaufsteile
-
Bearbeitung, einschließlich Kontaktaufnahme mit dem Hersteller/Händler/Makler
-
Integrierte automatisierte Eskalation bei Terminüberschreitungen
-
Unterstützung von Mehrparteiengesprächen
Als Lösung wurde die Implementierung eines speziellen Ticketsystems zur Nachverfolgung von Anfragen implementiert. In der Lösung ist eine Online-Betrachtung der Auftragsabwicklung aus verschiedenen Rollen möglich. Kernprozess ist die Abbildung verteilter Anfragen auf mehrere Hersteller mit anschließender Konsolidierung. Es wurde eine E-Mail zur Benachrichtigung mit einem einfachen Deep-Link-Mechanismus in den Prozess für die Anbieter-Anfragen entwickelt.
Während der ersten Projektiteration wurde innerhalb von 3 Monaten eine Lösung unter Nutzung von Microsoft 365 als Pilot-Anwendung implementiert.
Result
Folgende Mehrwerte konnten erzielt werden:
-
Verkürzung der Anfragen von kritischen Bauteilbeständen von mehreren Tagen auf 24 Stunden
-
Auswahl von Ersatzlieferungen von 1-2 Wochen auf wenige Tage
-
Reduzierung des Produktionsstillstandrisikos von 2% auf 0,1%
Perspektive
Die Anwendung wird in den nächsten Projektiterationen erweitert, um die Umsetzung weiterer Anforderungen zu berücksichtigen. Die Kommunikation mit Lieferanten und die Prozessintegration werden zu schnelleren Reaktionszeiten am selben Arbeitstag führen und durch zusätzliche Erweiterungen weiter verbessert.
