Ausscheidende Fach- und Führungskräfte verfügen über viel implizites Wissen - über Tätigkeiten, Prozesse, Netzwerke und Ansprechpartner. In einem Experten-Debriefing soll dieses Wissen dauerhaft für die Organisation gesichert werden.
- In zunehmendem Maße führen Unternehmen Debriefings durch, um das implizite Wissen von ausscheidenden Fach- und Führungskräften zu sichern.
- Zu einem solchen Debriefing gehört in der Regel eine "Job Map", die das Wissen und die Projekthistorie des Experten visualisiert.
- Debriefing wird in den kommenden Jahren an Bedeutung gewinnen, wenn die aktuelle Expertengeneration ihre Unternehmen verlässt.
Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, nehmen sie viel persönliches Wissen und Erfahrung mit, insbesondere wenn es sich um "Schlüsselkräfte" mit wichtigen Funktionen und einem erheblichen Anteil an relevanten Geschäftsprozessen handelt. Um diesen Wissensverlust zu minimieren, haben Unternehmen ein sogenanntes "Expert Debriefing" entwickelt, das das implizite Wissen einer ausscheidenden Führungskraft für die Organisation bewahrt. Kern dieses Verfahrens ist die Erstellung einer "Job Map" und ein professionell geführtes Debriefing-Gespräch.
Eine Job Map liefert Informationen über Wissen, Tätigkeiten und Projekte
Der Inhalt einer Job Map ist das gesammelte Wissen aus verschiedenen Arbeitsbereichen. Dazu gehört das Fach- und Produktwissen eines Experten ebenso wie das Wissen über Prozesse und Ansprechpartner innerhalb seiner Organisation. Je nach Tätigkeit eines Mitarbeiters gehören auch Informationen über Kunden und Lieferanten sowie über den Markt im Allgemeinen zu seinem wertvollen Wissen. Ist der Mitarbeiter eine Führungskraft, gehört natürlich auch implizites Wissen über Führung dazu. Aus einer solchen Job Map sollte ein potenzieller Nachfolger erfahren, welche Tätigkeiten sein Vorgänger ausgeführt hat und an welchen Projekten er beteiligt war. Als Experte war der ausscheidende Mitarbeiter zweifelsohne in verschiedene (informelle) Netzwerke eingebunden. Auch zu diesen sollte der Nachfolger Zugang erhalten.
Idealerweise nimmt der Nachfolger am Nachbesprechungsgespräch teil
Das Nachbesprechungsgespräch sollte von einem neutralen Moderator geführt werden - nicht unbedingt von einem Vorgesetzten oder direkten Mitarbeitern der abgelösten Experten. Im Idealfall nimmt der Nachfolger des Stelleninhabers an der Nachbesprechung teil, um Fragen zu stellen. Wenn dies nicht möglich ist, muss der Stellenplan dem Nachfolger später vom Interviewer erläutert werden. Genauso wichtig wie das Gespräch selbst sind die "Hausaufgaben", die der Befragte nach einem Vorgespräch erhält. Dies ist notwendig, weil viele Fragen in einem spontanen Rahmen unter Zeitdruck nur schwer zu klären sind. Um möglichst viel Wissen für das Unternehmen zu sichern, schlagen einige HR-Experten vor, dass Mitarbeiter in Schlüsselpositionen als Daueraufgabe eine persönliche Job-Map erstellen, die dann bei den jährlichen Mitarbeitergesprächen aktualisiert werden kann.
Vom Papier zur Software
Das Thema Expertennachfolge wird in den nächsten Jahren sicherlich an Bedeutung gewinnen, wenn eine ganze Generation von Experten ihre Unternehmen verlässt. Die Übergabe des Staffelstabes wird zudem dadurch erschwert, dass die ausscheidenden Fach- und Führungskräfte einer Generation angehören, die vor der weit verbreiteten Digitalisierung sozialisiert wurde. Der Wissenstransfer wird daher einen Übergang vom Papier zur Software beinhalten. In diesem Prozess muss viel implizites Wissen digital erfasst werden. Nur so können sich Unternehmen erfolgreich als sich entwickelnde Organisationen erweisen.
