Teile dies
von Lars-Thorsten Sudmann am 09.10.2023 11:44:06
Zusammenfassung
-
Verkürzung der Bearbeitung und der Abnahme von Instandhaltungsaufträgen von Wochen auf wenige Tage
-
Parallele Bearbeitung von Aufträgen statt manuelle, sequentiell per E-Mail basierende Bearbeitung
-
Reduzierung der Fehlerrate um über 90% von abzustimmenden Instandhaltungsaufträgen
-
Nutzung der Plattform vom Desktop Arbeitsplatz und Mobilgeräten
-
Ein zentrales System für die gesamte Abwicklung von Instandhaltungsaufträgen
-
Lückenlose Nachverfolgung eines Instandhaltungsauftrages von der Erfassung, über die Freigabe bis hin zur Abarbeitung
Herausforderung
Das Unternehmen muss für seine Fertigungsfabriken die Instandhaltung planen und nachverfolgen. Basierend auf den spezifischen Prozessabläufen sind die Arbeitsabläufe, Aufgaben, Teilprojekte und Budgets während der gesamten Laufzeit eines Instandhaltungsprojektes festzuhalten und zu überwachen. Zusätzlich besteht die Anforderung nach Ad Hoc Arbeitsaufträgen mit hoher Dringlichkeit. Bisher wurde dies in Microsoft Excel Sheets, per E-Mail sowie in täglichen Meetings organisiert.
Der gesamte Prozess zur Planung und Freigabe eines Instandhaltungsauftrages dauerte bisher immer einige Wochen von der Erfassung bis zur finalen Freigabe durch die verantwortlichen Personen. Basierend auf dem kurzen Zeitrahmen gerade bei den Ad Hoc Aufträgen mit hoher Priorität gab das Management vor, dass ein Auftrag in 2-3 Tagen anstelle von 2-3 Wochen abgestimmt, validiert und freigegeben werden muss.
Umsetzung
Basierend auf dem bloofactory Prozess konnte innerhalb weniger Tage ein digitaler Prozess basierend auf Microsoft 365 abgestimmt werden. Durch Prozess Consultants und UX Designer wurde eine web basierte Lösung aufbauend auf den Microsoft 365 Services entworfen und innerhalb von wenigen Wochen entwickelt. Das Unternehmen konnte während des Entwicklungsprozesses bereits Teile der Lösung ausprobieren und Änderungen kontinuierlich einsteuern.
Ad Hoc Anfragen (Change Requests) und abzustimmende Instandhaltungsprojekte werden in der neuen Lösung direkt in eine Digitale Eingangsbox von den beteiligten Prozesspartnern gesendet. Mitarbeiter können die abzustimmenden Wartungspakete direkt aus einem digitalen Instandhaltungsvorgang bearbeiten.
Instandhaltungsprojekte, die einen gewissen Auftragswert überschreiten, werden direkt dem jeweiligen Vorgesetzten oder seinem Vertreter zur Freigabe mit allen zusätzlichen Informationen übermittelt. Die Freigabe oder das Ablehnen erfolgt gleichfalls digital und innerhalb eines Tages und wird zur Nachverfolgung mit einem Zeitstempel versehen. Nach erfolgter Freigabe bekommen die zuständigen Sachbearbeiter eine Meldung aus dem System.
Entsprechende Prüfungen, Korrekturen und Bearbeitungen erfolgen direkt online mittels den bekannten Werkzeugen Word, Excel und Powerpoint und können von allen Beteiligten online live verfolgt und bearbeitet werden. Ein Instandhaltungsvorgang inklusive alle Dokumente kann hierbei von mehreren Personen gleichzeitig innerhalb eines Tages bearbeitet, in Microsoft Teams Sitzungen direkt abgestimmt und finalisiert werden. Ein integriertes Aufgabenmanagement ermöglicht hierbei eine lückenlose Verfolgung der Tätigkeiten und sichert mit Deadlines und automatisierten Erinnerungen die Zusammenarbeit von mehreren Teams ab. Die integrierte Archivierung speichert dauerhaft die abgestimmten Vorgänge und erfüllt hierbei alle notwendigen und gesetzlich vorgeschriebenen Compliance und Dokumentationsvorschriften.
Ergebnis
Die Planung, Abstimmung und Freigabe von Instandhaltungsaufträgen konnte von 2-3 Wochen auf 2-3 Werktage reduziert werden. Gleichzeitig wurde durch die parallele Bearbeitung von Instandhaltungsaufträgen die Effizienz mit gleicher Mannschaft um den Faktor 10 erhöht. Dadurch konnten die durch das Management gesetzten Ziele erfüllt und Wartungen werden jetzt deutlich schneller mit weniger Produktionsausfallrisiko durchgeführt.
Perspektive
Mit dem aufgesetzten Wartungs-Management-System wurde die Bearbeitung bereits deutlich verkürzt. Das Unternehmen arbeitet bereits an einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des Management-System für Wartungsarbeiten und plant zudem die Einbeziehung und Steuerung von externen Dienstleistern. Basierend auf dem bloofactory process und der Standard-Plattform Microsoft 365 können neue Funktionen innerhalb weniger Tage und Wochen implementiert und ausgerollt werden..