Wie man 8.000 und mehr Mietverträge in einem Jahr abschließt.

Facility Contract Management

Zusammenfassung

• Verkürzung der Bearbeitung und der Abnahme von Mietverträgen von 2 Monaten auf wenige Wochen

• Parallele Bearbeitung von Verträgen statt manuelle, sequentiell per E-Mail basierende Bearbeitung von Verträgen

• Reduzierung der Fehlerrate von über 30% von abzustimmenden Verträgen auf wenige Vorgänge pro hundert Dokumente

• Nutzung der Plattform vom Arbeitsplatz und Mobilgeräten

Herausforderung

Das Unternehmen muss einige tausend Standorte aufbauen, um digitale Breitband-Dienste anbieten und verwalten zu können. Basierend auf den spezifischen Prozessabläufen sind die Arbeitsabläufe während der gesamten Laufzeit der Anlagen-Verträge zu optimieren und anzupassen. Zuerst wurde alles in Microsoft Excel Sheets und per E-Mail organisiert. Der gesamte Prozess zur Verwaltung eines Mietvertrages dauerte einige Wochen von dem ersten Kontakt mit dem Eigentümer bis zum Vertragsabschluss. Basierend auf dem kurzen Zeitrahmen soll ein Vertrag in 1-2 Wochen anstelle von 1-2 Monaten abgestimmt, validiert und unterzeichnet werden.

Mit dem manuellen Review und Abschluss eines Vertrages braucht es durch die sequentielle Bearbeitung mit E-Mail und Excel ein paar Wochen bis zur Fertigstellung.

Durch Vorgabe des Managements sind 30-50 Verträge pro Woche von einem kleinen mehrköpfigen Team abzuschließen. Mit den Zielvorgaben müssten binnen kürzester Zeit ein paar Dutzend Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet werden, um die Zielvorgaben zu erfüllen. Auf Grund des Fachkräftemangels und der strikten Terminvorgaben scheidet der Ansatz mit zusätzlichem Personal aus und es bleibt nur mittels einer digitalen Prozessautomatisierung die Bearbeitung drastisch zu verkürzen.

Umsetzung

Basierend auf den bloofactory Prozess konnte innerhalb einer Woche ein digitaler Prozess basierend auf Microsoft 365 abgestimmt werden. Mittels spezialisierter Prozess Consultants und UX Designer wurde eine web basierte Lösung aufbauend auf den Microsoft 365 Services entworfen und innerhalb von mehreren Wochen entwickelt. Das Unternehmen konnte während des Entwicklungsprozesses bereits Teile der Lösung ausprobieren und Änderungen kontinuierlich einsteuern.

Vertragsanbahnungen und abzustimmende Vertragsdokumente und Vertragsanlagen werden hierbei direkt in eine Digitale Eingangsbox von den beteiligten Prozesspartnern gesendet. Mitarbeiter können die abzustimmenden Dokumente und Themen direkt aus einem digitalen Vertragsvorgang bearbeitet werden. Entsprechende Prüfungen, Korrekturen und Bearbeitungen erfolgen direkt online mittels den bekannten Werkzeugen Word, Excel und Powerpoint und können von allen Beteiligten online live verfolgt und bearbeitet werden. Ein Vorgang und Vertragsdokument kann hierbei von mehreren Personen gleichzeitig innerhalb eines Tages bearbeitet, in Microsoft Teams Sitzungen direkt abgestimmt und finalisiert werden. Ein integriertes Aufgabenmanagement ermöglicht hierbei eine lückenlose Verfolgung der Tätigkeiten und sichert mit Deadlines und automatisierten Erinnerungen die Zusammenarbeit von mehreren Teams - Rechtsanwälten, Facility-Managern, Technik-Teams, etc. ab. Die integrierte Archivierung speichert dauerhaft die abgestimmten Verträge und erfüllt hierbei alle notwendigen und gesetzlich vorgeschriebenen Compliance und Dokumentationsvorschriften.

Ergebnis

Die Abstimmung von Mietverträgen konnte von 2 Monaten auf 1 maximal 2 Wochen reduziert werden. Gleichzeitig wurde die parallele Bearbeitung von Verträgen mit gleicher Mannschaft um den Faktor 10 erhöht und dadurch die durch das Management gesetzten Ziele übererfüllt werden.

Perspektive

Mit dem aufgesetzten Vertragsmanagement wurde die Bearbeitung bereits deutlich verkürzt. Das Unternehmen arbeitet bereits an einer kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung für notwendige Services wie Mietvertragsanpassungen, Nebenkostenabrechnungen, einem notwendigen Service-Management für Wartungsarbeiten und weiteren Themen. Basierend auf dem bloola factory process und der Standard-Plattform Microsoft 365 können neue Funktionen innerhalb weniger Tage und Wochen implementiert und ausgerollt werden.