Arbeitszeiten 75% effektiver erfassen und Mehrwerte für jeden Mitarbeiter schaffen

Die moderne Art der Arbeitszeiterfassung

Zusammenfassung

• Erfüllung der gesetzlichen Zeiterfassung nach § 16 Abs 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG-E)
• Arbeitszeiten 75% schneller erfassen
• Mitarbeiter können leicht nachvollziehen, wieviel Zeit für welches Thema aufgewendet wurden
• Optional können die Daten Vorgesetzten und Kollegen transparent gemacht werden

Herausforderung

Das Unternehmen IT Consult Services betreut Kundenprojekte im Bereich der Zusammenarbeit und künstlichen Intelligenz. Mit seinen 78 Mitarbeitern ist es essentiell jederzeit die Ressource Mitarbeiter effektiv einzusetzen und korrekt abrechnen zu können. Das Unternehmen setzt zur Projektsteuerung bereits den Microsoft Planner aus der Microsoft 365 Cloud ein und erfasst Arbeitszeiten per Excel-Sheets. Durch die gesetzliche Vorgabe Arbeitszeiten nach dem Arbeitszeitenschutzgesetz elektronisch und unveränderlich aufzuzeichnen, ist das bisherige Vorgehen nicht mehr rechtskonform und eine neue Lösung ist zu nutzen.

In einem ersten Anlauf wurden Arbeitszeiten mit einer gesonderten Cloud-Lösung erfasst. Die Lösung stellte sich als nicht praktikabel heraus, da die Arbeitszeiten in Projekten und in der zentralen Zeiterfassung auf Grund von unterschiedlicher Erfassung und Bedienerfehlern voneinander abwichen. Durch dieses Vorgehen bestand das Risiko, das die Zeiterfassung als nicht rechtmässig anerkannt wird und empfindliche Strafen von bis zu 30.000 € drohen.

Das Unternehmen entschied sich zur Vermeidung dieses unkalkulierbaren Risikos dafür, eine MS365 basierende und integrierte Lösung zu suchen, die auf dem Microsoft 365 Planner aufbaut. Vorhandene Lösungen am Markt integrierten sich hierbei nicht richtig und der definierte Anforderungskatalog konnte nicht in der gewünschten Art durch Standardlösungen abgebildet werden.

Umsetzung

Basierend auf dem bloofactory Prozess wurde innerhalb von 8 Wochen eine Lösung integriert in und aufbauend auf Microsoft 365 implementiert. Wichtig war hier insbesondere den Bezug zu Microsoft 365 Planner Projekten, Microsoft Teams Gruppen und den einzelnen Planner Aufgaben zu erhalten. Es wurde eine Microsoft Teams integrierte Applikation entwickelt, die aus Microsoft Planner und Teams nutzbar ist und auf den bereits vorhandenen Daten aufbaut.

Jeder Mitarbeiter kann hierbei in einem Kalender effektiv seine Zeiten eintragen.

Einfache Erfassung von Zeiten mit Bezug zu Projekten / Themen / Bereichen

Zentraler Kalender mit allen Arbeitszeiten, Fortbildungen und Urlaubszeiten

Zentrale Zeiterfassungsliste mit allen Arbeitszeiten, Fortbildungen und Urlaubszeiten

Leichte Kontrolle der erfassten Arbeitszeiten mit optionaler Detailansicht pro Mitarbeiter

Ergebnis

Während einer 2-monatigen Testlaufzeit wurde eine ausgeklügelte Teams Lösung entwickelt und dann flächendeckend eingeführt. Durch die Integration in das täglich genutzte Microsoft Teams wurde die Zeiterfassung deutlich vereinfacht und an einem zentralen Ort bereitgestellt. 

Innerhalb des Testzeitraums konnten bereits über 1.500 einzelne Einträge von 10 Test-Benutzern einfach und elegant erfasst werden. Der Zeitbedarf der Erfassung wurde hierbei gegenüber der bisherigen Lösung im 75% reduziert und die Fehlerquote durch Eingabefehler auf unter 1% reduziert.

Gleichzeitig wurde bei der Abrechnung von Leistungen der Umsatz um 18,7% erhöht und damit die Arbeit effektiver abrechnungsfähig gemacht werden.

Durch die Integration in Teams konnte die Software innerhalb von einem Tag flächendeckend eingeführt und geschult werden.

Perspektive

Durch die überarbeitete Zeiterfassung wurden bereits erhebliche Verbesserungen neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben erreicht. In weiteren Ausbaustufen wird die Integration von KI-basierten Mechanismen erprobt, um die Erfassung von Zeiten durch automatisierte Vorschläge weiter zu vereinfachen und die Mitarbeiter bei der gefühlt lästigen Zeiterfassung weiter zu entlasten.