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11 wichtige Tipps für Key Accounter: So haben Sie Ihr Zeitmanagement im Griff

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Wer hat an der Uhr gedreht? Schon ist der Tag um - und Sie haben das Gefühl (oft leider auch die Gewissheit), es ist wieder so viel Arbeit liegen geblieben… Das Problem können Sie allerdings mit wenigen, hilfreichen Tipps in Angriff nehmen.

Selbstverständlich haben Sie als Key Account Manager immer eine volle To-Do-Liste. Sie müssen Zeit und Energie investieren, um alle relevanten Informationen zu Ihren Schlüsselkunden zu bekommen. Dabei laufen Sie den einzelnen Abteilungen hinterher und haben nach offiziellem Büroschluss noch lange nicht frei. Lassen Sie sich Ihre wertvolle Zeit nicht stehlen. Machen Sie mit diesen Tricks die ersten Schritte hin zu einem effizienteren Zeitmanagement.

  1. Was mache ich da eigentlich?

Um überhaupt einen Überblick über all die Arbeiten zu erlangen, die Sie in Anspruch nehmen, fertigen Sie doch einmal eine Tätigkeitsanalyse oder ein Zeittagebuch an. Oft reicht es bereits, eine Woche lang sämtliche Tätigkeiten zu protokollieren, damit Sie überprüfen können, was Sie wirklich leisten müssen. Dafür müssen Sie pro Tag nur wenige Minuten aufwenden, um aber endlich Gewissheit über Ihr Arbeitsspektrum zu bekommen.

Kontrollieren Sie, was wirklich in Ihre Zuständigkeit fällt. Bei welchen Aufgaben geht Ihnen am meisten Zeit verloren. Handelt es sich dabei auch um die wichtigsten Aufgaben? Oder kann man davon etwas delegieren?

Gibt es wiederkehrende Tätigkeiten, die sich in ihrer Ausführung sehr ähneln? Überlegen Sie sich einen effizienten Prozess für diesen Typ von Aufgaben und kontrollieren Sie, ob Sie davon etwas automatisieren können.

  1. Lernen, effizienter zu arbeiten

Ja, das klingt wie eine allgemeine Floskel im Management-Sprachgebrauch. Aber genau darum geht es bei einer besseren Zeitkontrolle. Dazu gehört vor allem das Ausschalten von Zeitfressern wie das stündliche Checken von privaten E-Mails oder die stete telefonische Anmahnung noch fehlender Informationen.

Führen Sie statt dessen alles in einer Informationsplattform wie bloola zusammen, die Ihnen das umständliche Suchen in diversen Kanälen erspart. Das ist im Übrigen auch der beste Weg, um Wichtiges nicht zu vergessen!

  1. Realistische Ziele setzen

Das Zeitmanagement sorgt dafür, dass Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit mit den Schlüsselkunden erlangen und behalten. Setzen Sie sich für den Tag deshalb machbare Ziele. Greifen Sie dafür eventuell auf Ihre Tätigkeitsanalyse zurück.

Ihre Motivation wächst mit dem Erreichen der Ziele, nicht mit dem Stecken von überzogenen Plänen. Dafür ist es wichtig, nicht nur Ihre Arbeit richtig einzuschätzen, sondern Sie sollten sich auch selbst gut kennen. Welcher Ansporn hilft Ihnen am meisten, voran zu kommen?

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben richtig. Welche Aufgaben müssen perfekt erledigt werden, bei welchen ist eine gute Erledigung ausreichend?

Behalten Sie dabei die 80/20-Regel im Hinterkopf: 20% Aufwand sind nötig, um 80% des Ziels zu erreichen. Aufgaben, die zu den 20% gehören und Sie damit näher an Ihr Ziel bringen, haben eine höhere Priorität als die Aufgaben, die zwar aufwendig sind, das gesamte Projekt aber nicht wirklich weiterbringen.

  1. Das Team einbeziehen

Sie tragen als Key Accounter zwar die Verantwortung für Ihre Kunden, doch bei Ihrer Tätigkeit sind Sie auf Ihr Team und Unternehmen angewiesen. Schließlich geht es immer um den Austausch ALLER Informationen.

Das trifft auch auf das Zeitmanagement zu: Halten Sie Rücksprache mit den Kollegen: Was ist ihnen wichtig? Wie weit sind Projekte voran geschritten? Darauf können Sie bauen und gegebenfalls nachhaken.

  1. Zeitliche Puffer einbauen

So gut Sie auch planen, es ist kaum möglich, solch einen Plan zu 100% GENAU so umsetzen zu können. Ihr Key Account hat vielleicht intern gerade umstrukturiert? Oder Sie werden plötzlich krank? Bedenken Sie bei jeder Planung zusätzliche Zeitfenster.

Diese sollten auch innerhalb der regulären Arbeitszeit liegen, um nicht bei anfallenden Problemen Ihr Privatleben opfern zu müssen. Das führt nur zu Frustration und erhöht Ihre Produktivität nicht.

  1. Offen sein für Neues

Eine Erfolg versprechende Strategie ist das Durchbrechen von Gewohnheiten. Nur weil man etwas “schon immer” so gemacht hat, ist es nicht automatisch gut. So können Sie das Meeting mit Ihren Key Accounts mal an einem ungewöhnlichen Ort stattfinden lassen - das Ergebnis dieses Treffens wird Ihnen sicher verlässlich im Gedächtnis bleiben.

Routinen zu ändern bringt das Gehirn in Schwung: Sei es nun, dass Sie einfach mal den Weg zur Arbeit anders gestalten oder eine komplett neue Software testen. Damit verfallen Sie nicht in Langeweile und Frustration, sondern stellen sich neuen Herausforderungen. Haben Sie diese gemeistert, erfolgt ein Motivationsschub. Jetzt geht Ihnen die Arbeit viel effizienter von der Hand.

  1. Ordnung ist das halbe (Arbeits-)Leben

Auch wenn Sie im Chaos am kreativsten sind und genau dann die zündenden Ideen für Ihre Kunden entwickeln - Sie kommen ohne eine Struktur nicht zurecht, denn Sie sind auf die Zusammenarbeit mit anderen angewiesen.

Ob das eine - gern auch wild gekritzelte - To-Do-Liste ist, der aufgeräumte Schreibtisch am Ende des Tages, das korrekt protokollierte Meeting, das Erfassen von Aufgaben ist oder die sinnvolle Ablage von Dokumenten ist - wichtiges sollte sich da befinden, wo Sie es auf Anhieb wieder finden.

Einige Menschen kommen mit dem Führen von To-Do-Listen nicht zurecht und verlieren sich in einem Zettelchaos. Scheuen Sie sich daher nicht, andere Systeme auszuprobieren, die möglicherweise besser zu Ihnen passen.

Wenn Sie beispielsweise das Gefühl haben, lange Listen sind nicht das Richtige für Sie, weil Ihre Aufgaben dann scheinbar mit den diversen Unterkategorien ins Uferlose gehen, probieren Sie es doch mal mit einer Mind Map. Kostenlose Programme dazu finden Sie auch online.

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Beispiel einer Mind Map von XMind.

Auch eine Kanban-Tafel könnte Sie ansprechen: Dabei teilen Sie eine Tafel in mehrere Spalten (zum Beispiel “geplant”, “in Bearbeitung”, “fertig”) und kleben Post-Its mit Ihren Aufgaben in die entsprechende Spalte.

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Quelle: Jeff.lasovski

Umgekehrt kann eine Not-To-Do-Liste manchmal hilfreich sein und den Kopf befreien: Überlegen Sie sich, was alles nicht so dringend ist und was Sie delegieren können. Erforderlich ist auch das Nachhalten von erledigten Dingen. Durchstreichen oder Abhaken schaffen Befriedigung und Kraft für neue Ideen.

  1. Wer am lautesten schreit, hat recht? NEIN!

Es gibt immer wieder Mitarbeiter oder Projektbeteiligte, die Sie mit permanenten, unwichtigen Anfragen nerven. Um Ruhe zu haben, kümmern Sie sich dann um dieses nachrangige Problem. Ab heute nicht mehr: Lassen Sie sich nicht von Nebensächlichkeiten unter Druck setzen und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, was Sie wirklich voran bringt.

  1. Techniken für schnelles Lesen lernen

Ob Sie dafür ein eigenes Seminar besuchen müssen, sei Ihnen überlassen. Schneller lesen und dabei auch noch mehr vom Inhalt behalten - das können Sie auch im Selbstversuch trainieren. Methoden wie “Scanning” (Ihre Augen suchen den Text nach bestimmten Begriffen wie Namen, Fakten, Zahlen ab), “Skimming” (der Text wird von Zeile zu Zeile inhaltlich zügig erfasst) oder Vorauswahl-Lesen (Zusammenfassungen und Inhaltsangaben zuerst, dann wird entschieden, ob sich mehr lohnt) müssen aber immer wieder geübt werden, um nicht in alte Gewohnheiten zu verfallen.

Oft hilft konzentrierteres Lesen auch schon: Geht es um wichtige Texte, dann schaffen Sie einen Ort ohne Ablenkung. In dieser Zeit keine Anrufe, Mails oder Gespräche.

  1. Mal etwas Spannendes…

… und Entspanndes. Im Arbeitsalltag sollten Sie kleine Pausen zum Durchatmen einhalten. Wenige Minuten reichen: bewusst beim Mittagessen den Schreibtisch meiden, kurz an die frische Luft gehen, Konzentrationsübungen einbauen. Die Mischung aus Anspannung und Entspannung lässt Sie produktiver werden. Und vielleicht bei einem verzwickten Problem neue Denkansätze finden.

  1. Atmosphäre schaffen

Als Key Accounter haben Sie regelmäßig Kundenbesuch. Um einen Kunden von Ihrem Unternehmen zu überzeugen, muss dieser sich wohl fühlen. Er wird dies eher in einer freundlichen, ruhigen Umgebung tun, in der Ablenkungen ausgeblendet sind und Sie ihn den bestmöglichen Service bieten können.

Das wird sich in Ihrem Zeitmanagement widerspiegeln. Sie können zuhören und sich komplett auf Ihren Kunden konzentrieren. Ineffizientes, späteres Nachfragen ersparen Sie sich. Und solch eine positive Arbeitsatmosphäre tut auch Ihrem Arbeitseifer gut.

Fazit

Zeitmanagement ist zwar ein inflationärer Begriff, doch für Ihre Arbeit als Key Accounter von enormer Wichtigkeit. Es ist nicht schwer, mehr Motivation und damit eine höhere Produktivität zu erzeugen, wenn Sie einige der oben genannten Tipps umsetzen.

Führen Sie ein Zeittagebuch, schaffen Sie sich ein Struktur, planen Sie Freiräume gezielt ein, holen Sie sich technische Unterstützung und belohnen Sie sich selbst für Ihre Fortschritte im Zeitmanagement. Damit bleibt Zeit für Ihr Privatleben - und Sie sind gleichzeitig zufrieden und erfolgreich in Ihrem Job.

Haben Sie weitere hilfreiche Tipps und Tricks, wie Sie im Key Account Management Ihren Arbeitstag effektiv ausnutzen? Wir freuen uns auf Anregungen.
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Themen: Key Account
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