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Expert Debriefing: Wie man das Wissen erfahrener Mitarbeiter sichert

Lars-Thorsten Sudmann
26.02.2020 18:15:00

Ausscheidende Fach- und Führungskräfte verfügen über viel implizites Wissen – über Tätigkeiten und Prozesse, Netzwerke und Ansprechpartner.

Dieses Wissen kann in einem Expert-Debriefing für die Organisation dauerhaft gesichert werden. 

  • Um das implizite Wissen ausscheidender Fach- und Führungskräfte zu sichern, führen Unternehmen zunehmend ein Expert-Debriefing durch.
  • Im Debriefing-Interview wird eine Wissenslandkarte oder Jobmap erstellt, die wesentlichen Informationen über Wissen und Projekte des Experten abbildet.
  • Expert-Debriefing wird in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen, wenn die aktuelle Expertengeneration die Unternehmen verlässt.

Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, nehmen sie viel persönliches Wissen und Erfahrungen mit. Vor allem, wenn es sich um „Schlüsselmitarbeiter“ mit wichtigen Funktionen und großem Anteil an relevanten Unternehmensprozessen handelt. Um diesen Wissensverlust zu minimieren, haben Unternehmen ein „Expert Debriefing“ genanntes Verfahren entwickelt, durch das implizites Wissen des scheidenden Experten für die Organisation erhalten werden soll. Kern dieses Verfahrens sind die Erstellung einer - auch Jobmap genannten – „Wissenslandkarte“ und ein professionell moderiertes Debriefing-Interview.

Jobmap gibt Auskunft über Wissen, Tätigkeiten und Projekte

Inhalt der Jobmap ist das gesammelte Wissen aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen. Dazu zählen das Fach- und Produktwissen des Experten sowie das Wissen über Prozesse und Ansprechpartner innerhalb der eigenen Organisation. Je nach Aufgabe des Mitarbeiters gehören zu seinen wichtigen Kenntnissen auch Informationen über Kunden und Lieferanten sowie den Markt allgemein. Ist der Mitarbeiter Führungskraft, gehört natürlich auch implizites Führungswissen dazu. Ein potenzieller Nachfolger sollte durch diese Wissenslandkarte erfahren, welche Tätigkeiten sein Vorgänger ausgeführt hat und an welchen Projekten er beteiligt war. Als Experte war der die Organisation verlassende Mitarbeiter sicher auch Teil unterschiedlicher (informeller) Netzwerke. Auch hier sollte der Neue Zugang bekommen.

Idealerweise ist der Nachfolger bei Debriefing-Interview dabei

Durchgeführt werden sollte das Debriefing-Interview von einem möglichst neutralen Prozessbegleiter – also nicht unbedingt von einem Vorgesetzten oder direkten Mitarbeiter des zu ersetzenden Experten. Ideal ist, wenn der Nachfolger direkt beim Debriefing-Gespräch dabei ist – und somit Fragen stellen kann. Ist dies nicht möglich, muss die Wissenslandkarte dem Nachfolger später vom Debriefer erklärt werden. Ebenso wichtig, wie das Interview selbst sind die „Hausaufgaben“, die der Befragte nach einem Vorgespräch bekommt. Denn viele Fragen können kaum spontan in einem zeitlich begrenzten Interview geklärt werden. Um so viel Wissen wie möglich für die Organisation zu sichern, empfehlen einige Personalexperten, dass Schlüsselmitarbeiter eine persönliche Wissenskarte als Daueraufgabe erstellen sollten, die dann zu den jährlichen Mitarbeitergesprächen aktualisiert werden kann.

Von Schrankware zu Software

Das Thema Experten-Debriefing wird in den nächsten Jahren sicher noch an Bedeutung gewinnen, wenn eine ganze Expertengeneration die Unternehmen verlässt. Eine besondere Herausforderung dieses Generationswechsels ist zudem, dass die ausscheidenden Fach- und Führungskräfte zu einer Generation gehören, die noch vor Beginn der Digitalisierung sozialisiert worden ist. Die Wissensweitergabe wird daher auch oft ein Systemwechsel von „Schrankware“ zu „Software“ sein. In diesem Prozess muss viel implizites Erfahrungswissen digital erfasst werden. Nur so können Unternehmen sich als erfolgreich lernenden Organisationen erweisen.

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