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Endspurt bei der Veranstaltungsplanung!

Lars-Thorsten Sudmann
18.08.2016 18:11:29

Wie Veranstalterchaos die Grundlage für Veranstaltungsorganisation darstellt.

Ich erinnere mich noch sehr gut an die Zeit des Veranstalterdaseins.

Branchenübergreifende Führungskräftetreffen à la Kongress / Seminar und ein Ensemble bestehend aus Dienstleistern respektive Führungskräften der Wirtschaft. Die unzähligen Telefonate im Vorfeld, während und im Anschluss, gepaart mit einem E-Mail-Inferno, welches die Waldsichtung vor lauter
Bäumen nicht mehr zuließ. 

Die eigene Kommunikation und Organisation auf dem ständigen Prüfstand und permanente Fragezeichen leuchten in den hellsten Farben:

Habe ich die aktuellsten Versionen der Vortragsfolien, wenn ja, wo habe ich Sie noch mal abgelegt? Habe ich die E-Mail des Referenten noch? Wenn ja, wo? Habe ich genügend Hostessen? Sind alle Rechnungen bezahlt? Haben alle Aussteller die notwendigen Daten, um ganzheitliche Marketingutensilien rechtzeitig anliefern zu können? Sind dieTagungsunterlagen vollständig? Warum
fehlt da noch eine Infografik in der Tabelle? Was ist mit den Namensschildern?
Sind alle Zimmer gebucht? Wer reist wann an? Fallen Teilnehmer aus?

Das eigene Hirn meldet massive Rauchentwicklung und das Telefon bespaßt mit ständiger Begleitmelodie. Aber zum Glück ist wenigstens auf mein loyales Outlook verlass, welches mich weiterhin mit nicht enden wollender Liebespost verarztet.

Hilfeeeeeee!!!!!


Wenn der Termin dann endlich erfolgreich durgeführt wurde und weitestgehend alle Teilnehmer mit
einem Lächeln auf den Lippen Heimreise antreten, ist ein erstes tiefes Durchatmen in gefühlter Nähe. Ist es nicht eine süffisante Ironie, dass aus dem eigenen Chaos heraus eine
offensichtliche Ordnung verkauft und ermöglicht wird? Doch ist der Stress bis zur Ordnung des Veranstaltungspuzzles wirklich zielführend…für einen selbst?

„Never change a running system“ habe ich mir gerne gepredigt. Hielten wir seit jeher an dieser „Philosophie“ fest, würden wir wahrscheinlich noch immer die Höhlenwände mit unseren
Handabdrücken verzieren und uns an der Magie des Feuers erfreuen.

Wie denken Sie hierüber? Tut Digitalisierung in diesem Kontext Not? Wenn ja, wie?

 

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