de | en

Digitaler Wandel - Blog über das Themenfeld Digitalisierung für Unternehmen

Interne Kommunikation im Umbruch dank der Digitalen Transformation

Was gerade passiert und was das bedeutet

Wir leben in Zeiten großer Umbrüche - das ist keine bahnbrechende Erkenntnis, da es die Berater und Politiker mittlerweile gebetsmühlenartig wiederholen.

Banken kämpfen mit global agierenden Mitstreitern wie Paypal, die Musikindustrie mit Spotify und Deezer. Die Film- und Fernsehindustrie erlebt gerade mit Netflix und Amazon Prime Video zwei Player, die in kurzer Zeit zu Serien- und Filmproduzenten mit milliardenschweren Budget avanciert sind.

Der Onlinehandel wird in Deutschland von Amazon angeführt und von den Top 10 der Online-Shops haben die nächsten 9 nach Amazon zusammen gerade mal den Gesamtumsatz vom Platzhirschen. Unter den Top 9 sind Schwergewichte wie Quelle, Otto und Co, die selbst mal Marktführer waren. Die Automobilindustrie erlebt mit dem jungen Unternehmen Tesla gerade ein plakatives Beispiel, was seinesgleichen sucht.

Das Risiko abgehängt zu werden, war noch nie so groß wie heute und die Entwicklung in verschiedenen Branchen geht in einer rasend schnellen Geschwindigkeit voran. Hinzu kommt die extrem gute Wirtschaftslage, die Unternehmen blind macht und die Veränderungen und Entwicklungen nicht erkennen lässt. Chancen, Potentiale und die Risiken durch Branchen fremde Marktbegleiter auch Disruptoren genannt, die ganze Geschäftsmodelle auf den Kopf stellen, werden verkannt.

Der Mittelstand steht vor einem großen Umbruch. Das Entwickeln im stillen Kämmerlein mit dem Verständnis „Gute Produkte verkaufen sich schon – sie müssen nur gut genug sein“ verkennt die Tatsache, dass Märkte sich schneller entwickeln, als manch einer ein Produkt auf den Markt bekommt. Unternehmen müssen agiler werden, Platzhirsche und Hierarchien werden zum Hemmschuh. Kundennähe und Verständnis für die Kundenbedürfnisse sind essentiell wichtig. Der Umbruch ist Chefsache und muss vom Kopf bis zu den Füssen angegangen werden.

Wo stehen wir in den Unternehmen?

So schwer wir es uns mit den Veränderungen in den Branchen machen, so schwer tun sich nach unserer Erfahrung gerade auch Menschen jenseits der 30 bis 40. Sie halten an der E-Mail als Allround-Werkzeug fest, statt sich mit neuen Technologien und Formen der Zusammenarbeit zu beschäftigen. Der Wandel der Branchen, gerade durch die digitale Transformation, ist ein massiver Umbruch auf allen Ebenen – dies müssen Mitarbeiter und Führungskräfte verstehen, damit neue Formen der Zusammenarbeit und der Kommunikation einleuchten und akzeptiert werden. Mitarbeiter und Führungskräfte, die den Wandel als Chance begreifen, können zu Mitstreitern und Treibern heranreifen.

Wir stehen letztendlich vor massiven Umbrüchen, die leider zu oft, durch den aktuell anhaltenden Erfolg der Unternehmen, nicht gesehen oder sogar gewollt missachtet werden.

Auswirkungen auf das Kommunikationsverhalten

Die Kommunikation und Zusammenarbeit orientiert mehr und mehr aktiv an übergreifenden Vorhaben, Themen, Kundenwünschen und Zielen. Besprechungen in großer Runde nehmen inflationär zu, kilometerlange E-Mail-Wechsel und überquellende Dateiablagen sind dabei der Tod der dynamischen, agilen Vorgehensweise, die der Wandel und die digitale Transformation erfordern.

Die Kommunikation wird vielfältig. Gedankengänge und Strategien vom Management werden beantwortet mit Feedback und Erkenntnissen von den Mitarbeitern. Der direkte Austausch untereinander wird immer wichtiger und stellt archiviert und digital konserviert wichtiges Wissen dar.

Eine freiere und direktere Kommunikation verändert das Miteinander und damit die Firmenkultur. Der Einzelne und sein Wert für das Unternehmen wird bestimmt durch den Wertbeitrag, den er dem Ganzen zuführt und nicht nur seine direkte, messbare Einzelleistung. Und all das muss durch das Unternehmen durch die Führung, als auch technologisch unterstützt werden.

Doch wie kommen wir hier zu einer zielgerichteten Arbeitsweise und was hat dies für Auswirkungen auf die Kommunikation?

Der Wandel

Der anstehende Wandel zu agilerem und netzwerkartigem Arbeiten und Kommunizieren ist nur logisch. Die Anzahl der Kommunikationspartner nimmt zu und teilt sich auf in direkte Mitstreiter und Wissens- und Informationsträger, die zum richtigen Zeitpunkt auftauchen, Ihren Beitrag leisten und damit das Kernteam nach vorne bringen. Die Teams sind hierbei immer aufgaben- und zielorientierte Teams. Sie sind interdisziplinär unterwegs und organisieren sich nicht mehr in Geschäftsbereichen und Business-Units. Dies erfordert eine Umstrukturierung der Organisationen und wird mit bestehenden, verteilten Kommunikationsmitteln und Techniken nicht mehr umgesetzt werden können.

Hammer - Mitarbeitermotivation durch bessere Zusammenarbeit

Es sind neue Modelle der Führung und der Mitarbeiterentwicklung gefordert. Die Kommunikation ändert sich radikal:

Offen und ehrlich, zielgerichtet und mit Augenmaß sind wichtige Spielregeln. Für Spielchen und Egomanen ist kein Platz mehr.

Die Varianten der sich im Wandel befindenden Kommunikation

Die Informationsweitergabe in Unternehmen zu den Mitarbeitern wandelt sich stark als eine neue Facette der Kommunikation. Mitarbeiter möchten Informationen nicht mehr im Intranet suchen oder stumpf per Newsletter beworfen werden, sondern an Hand ihrer Interessen bzw. aktuellen Arbeit erhalten oder einfach suchen und filtern können.

Hierbei sind Activity-Streams, bekannt aus dem Social-Media-Umfeld, das erste Mittel der Wahl zur chronologischen Darstellung. Ergänzt wird dies durch Themenräume und Arbeitsfelder, in denen diese strukturiert entdeckt bzw. gefunden werden können.

In der Top–Down-Kommunikation vom Management zum Mitarbeiter sind über die Hierarchien verbreitete Informationen ein Mechanismus von gestern. Die modernen Geschäftsführer und Führungskräfte nutzen Blogs und Status-Posts, um Ihre Ansichten und Strategien schnell und effizient im Unternehmen zu verteilen. Sie erhalten ungefiltert Feedback von Ihren Mitarbeitern und treten in direkte Interaktion mit Ihnen. Dies beschleunigt Abstimmungsprozesse und Entscheidungsfindungen und verändert die Rolle des mittleren Managements radikal. Das Filtern und Aufbereiten von Informationen wird deutlich reduziert und das mittlere Management von Aufgaben entlastet. Gleichzeitig verliert es aber die Kontrolle über Feedbackprozesse. In Summe hilft es, trotz einzelner Einschnitte, dem Unternehmen schneller und effizienter zu reagieren.

Auch die Linien- und Projektkommunikation ändert sich in vielerlei Hinsicht. Zur Umsetzung agilerer und zielgerichteter Linien- und Projektorganisationen wird das Aufgabenmanagement mit der Kommunikation verknüpft. Zu erreichende Ziele und Meilensteine werden durch Aufgabenpakete flankiert. Die Aufgaben sind hierbei den betreffenden Mitarbeitern zugeordnet, dienen aber gleichzeitig der Kommunikation untereinander. Ein direkter Zusammenhang aus zu erledigenden Aufgaben und den Entscheidungsfindungen ist damit nachvollziehbar. Aus dem Ruder laufende Projekte sind damit viel seltener und das Ziel wird nicht so schnell aus den Augen verloren.

Die Veränderungen setzen sich noch in weiteren Teilen der Zusammenarbeit und Kommunikation fort. Die zuvor beschriebenen Kommunikationsbeispiele genieren durchgehend Wissen. Dieses Wissen verschwindet häufig in Dateiablagen oder den E-Mail-Postfächern. Stellen wir unsere interne Kommunikationsweise um und nutzen moderne Collaboration-Tools, wird als Nebeneffekt das entstehende Wissen konserviert. Dieses Wissen ist dann auf Dauer nutzbar und hält das Unternehmen von Doppelentwicklungen oder unnötigen Fehlentscheidungen ab. 

Die neue interne Kommunikation (und Zusammenarbeit)

Die gesammelten Erkenntnisse und sich hieraus ergebenden Anforderungen fassen wir zusammen. Eine neue interne, agile Kommunikationswelt kann nur mit der richtigen Kommunikationsinfrastruktur funktionieren. E-Mails, Dateien, Besprechungsprotokolle, Aufgabenlisten, Betriebsversammlungen, Mitarbeiterzeitungen und viele weitere Informationsquellen erzeugen so viele Medienbrüche, dass die moderne, digital gestützte Kommunikation regelrecht boykottiert wird und nicht so einfach wie ein Hammer funktioniert. Eine Plattform, die alle zuvor beschriebenen Kommunikationspfade abdeckt, ist hierbei unumgänglich, um so einfach wie ein Hammer zu funktionieren.

Der Hammer: Unternehmenskommunikation und interne Kommunikation sind nur im Zusammenspiel erfolgreich.

Im Kern fassen wir die gesammelten Anforderungen zusammen:

  • Informationen sind thematisch, gut strukturiert und optisch ansprechend aufbereitet dar zu stellen und interessierten Mitarbeitern aktiv „Social Media“ like zu visualisieren.
  • Die Top-Down Kommunikation ist mittels Blog ähnlicher Mechanismen zu unterstützen
  • Informationen müssen navigierend oder per Suche leicht zu finden und leicht zu konsumieren sein.
  • Die projekt- oder themenorientierte Kommunikation und Zusammenarbeit ist genauso zu unterstützen, wie der direkte private Dialog.
  • Aufgaben, Ziele und Meilensteine sind integriert bereit zu stellen. Die Kommunikation muss rund um die zu erledigenden Aufgaben abbildbar sein.
  • Entstehendes Wissen ist dauerhaft zu sichern. Hierbei helfen integrierte Wiki-Mechanismen genauso wie die komplette dauerhafte Persistierung der Kommunikation in Projekten, Abteilungen oder logischen Themenfeldern.

Eine neue Plattform muss dem Prinzip des einfach und leicht zu nutzenden Systems gedanklich folgen. Komplexe Verwaltungsprozesse und schwierig zu verstehende Benutzeroberflächen verhindern eine effektive Nutzung. Es empfiehlt sich hierbei, den Weg strukturiert und mit offenen, zukunftsorientierten Pilotgruppen zu beschreiten. Man sollte hierbei die Welt nicht neu erfinden und komplexe IT-Projekte starten, sondern bestehende Werkzeuge auf den Prüfstand stellen und sich seine zukünftige Plattform zusammenstellen, damit diese so einfach wie ein Hammer zu benutzen ist. Wie bei der Digitalen Transformation der Kunde im Mittelpunkt steht, so sollte in der modernisierten Kommunikation der Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen. Denn nur wenn der Mitarbeiter effektiv den Prozess begleitet, wird eine Modernisierung schnell und effizient von statten gehen und das Unternehmen spürbar nach vorne bringen.

Jetzt das neue E-Book zum Blogthema

Wie mit einem Hammer per Anhalter durch die digitale Transformation

und weitere

New Call-to-action

E-Book Key Account Manager Kundenbindung

Themen: kommunikation Digitalisierung mitarbeitermotivation zusammenarbeit
Blogverzeichnis - Bloggerei.de