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Digital arbeiten: „The workplace becomes a home and the home becomes a workplace“

Lars-Thorsten Sudmann
05.02.2020 11:05:53

Die Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz sind gestiegen. Stupide Nine to Five Jobs im Büro gehören mehr und mehr der Vergangenheit an. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind daran interessiert, dass Aufgaben von nahezu überall erledigt werden können. Maßnahmen können den Arbeitsalltag aber auch erschweren, sofern sie falsch gewählt sind.

Während die industrielle Revolution im 19. Jahrhundert das Fundament für die moderne Arbeitswelt gelegt hat, entwickeln wir uns derzeit von der Industrie- zur Wissensgesellschaft. Angestoßen und beschleunigt wird dieser Prozess durch die digitale Transformation. Das bleibt nicht ohne Folgen für den Arbeitnehmer. Seine zeitliche und mobile Flexibilität sowie ständige Erreichbarkeit führen dazu, dass Arbeit und Freizeit zunehmend verschmelzen. Treffend wird dieser Wandel in dem Satz „The workplace becomes a home and the home becomes a workplace” wiedergegeben.

Doch diesen Satz füllen die Arbeitgeber in den seltensten Fällen mit Inhalt und Leben. Der Wandel ist eher ein Ergebnis der Digitalisierung, von der sich viele Unternehmen treiben und leiten lassen. Statt praktikable Lösungen zu entwickeln und sie anzuwenden, verlassen sie sich vielmehr auf WhatsApp und mobile Endgeräte. Sie reagieren auf Entwicklungen, anstatt als Akteur aufzutreten. Der digitale Arbeitsplatz ist oftmals dem Zufall überlassen.

Welchen Anforderungen muss der digitale Arbeitsplatz gerecht werden?

Es gibt aber auch Unternehmen, die sich gezielt mit dem Thema auseinandersetzen. Dem Blog „apiomat“ zufolge gibt es fünf Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz, die entscheidend für die erfolgreiche Etablierung sind: Einfachheit, Soziale Vernetzung, Offenheit, Intelligenz und Mobilität.

  • Einfachheit: Weniger ist mehr. Der digitale Arbeitsplatz sollte so einfach wie möglich und so komplex wie nötig aufgebaut sein, beispielsweise was Technik oder die Software angeht. Es sollten die Mittel zur Verfügung stehen, mit denen das gewünschte Ergebnis erreicht werden kann. Je mehr Mittel, desto anfälliger für Probleme.
  • Soziale Vernetzung: Damit sind nicht unbedingt Facebook und WhatsApp gemeint, sondern firmeninterne Applikationen. Sie ermöglichen es Mitarbeitern, sich untereinander zu vernetzen, Ideen und Gedanken auszutauschen.
  • Offenheit: Wer arbeitet wann und mit wem woran? Das sollte stets klar sein, um eine gewisse Offenheit und Transparenz zu gewährleisten.
  • Intelligenz: Es gibt mittlerweile praktische Lösungen und Applikationen, die den gesamten Prozess des digitalen Arbeitsplatzes einführen und begleiten. Ziel sollte es dabei immer sein, die Arbeit produktiver zu gestalten und das passende Tool auszuwählen. Eine falsche Wahl erleichtert nicht die Arbeit von unterwegs, sondern erschwert sie.
  • Mobilität: Wer nicht im Büro arbeitet oder nur einmal in der Woche da ist, braucht gute und sichere mobile Geräte, um im Home-Office, in der Zweigstelle oder auf der Dienstreise arbeiten zu können. Wie geschieht die Synchronisation, wie können die Daten so abgespeichert werden, dass sie auf allen Geräten zeitgleich abgerufen werden können? Das sind mobile solutions, mit denen sich die IT-Abteilung eines Unternehmens befassen muss.

Betont wird auf allen einschlägigen Seiten die gesamtheitliche Strategie, die ein Unternehmen verfolgen muss, wenn es den digitalen Arbeitsplatz einführen und etablieren will. Nicht zu vernachlässigen ist auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, denn sie sind diejenigen, die sich mit Änderungen und Neuerungen wohlfühlen müssen.

Viele Fehler bei der Einführung des digital workplace

computerwoche.de zufolge lässt aber die Umsetzung der wichtigsten Anforderungen zu wünschen übrig. Demnach begehen die Unternehmen zahlreiche Fehler, gerade in der Einführungsphase. Anstatt sich dem Thema ganzheitlich zu nähern, entwickeln einzelne Abteilungen demnach oft unabhängig voneinander Lösungen, die separat gesehen funktionieren, aber im Zusammenspiel nicht. Der Startschuss muss also von der obersten Führungsetage kommen, sofern eine gesamt- oder ganzheitliche Strategie angepeilt wird.

Ein weiterer Kritikpunkt ist der fehlende Mut; es werde zu wenig ausprobiert. Stattdessen würden fertige Lösungen präferiert, die in der Praxis aber nicht die gewünschten Resultate liefern. Problematisch wird es auch, wenn zu viel ausprobiert wird und die Übersicht, etwa über die eingeführten und benutzten Tools, verloren geht. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass sich die Anzahl der Tools dabei gut um die Hälfte reduzieren lässt. Gleichzeitig können die Lösungen unterschiedlicher Anbieter besser aufeinander abgestimmt werden. Auf diese Weise schaffen Unternehmen nicht nur eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit, sondern sparen zusätzlich Lizenz- und Wartungskosten.

Der letzte und vermutlich auch der wichtigste Aspekt bezieht sich wie bereits weiter oben erwähnt auf die Mitarbeiter. Viele Firmen vergessen laut computerwoche.de, sie bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes abzuholen und einzubeziehen. Werden die genannten Punkte nicht beachtet, ist es nur naheliegend, wenn die gewünschten Ergebnisse ausbleiben, Frustration einsetzt und der Wandel den gegenseitigen Effekt dessen  auslöst, was eigentlich bezweckt werden sollte.

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