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Digitaler Wandel - Blog über das Themenfeld Digitalisierung für Unternehmen

Die Mitarbeiter informieren 4.0

Wird der Informationsfluss in Unternehmen heute stiefmütterlich behandelt? Oder, wird er einfach nur ineffizient durchgeführt? Diese Frage zu beantworten, ist gar nicht sei einfach.

Der Blogartikel stellt bekannte Methoden der Informationsverteilung gegenüber und erklärt die modernisierten Varianten.

Es ist der Traum eines jeden Unternehmers, auf eine Mannschaft zu bauen, die sich mit dem Unternehmen identifiziert und überdurchschnittliche Leistungen bringt.

Doch wie kann ich das erreichen?

Es gibt viele Team bildende Maßnahmen und Veranstaltungen, die hier unterstützen können. Das geht aber nicht mehrfach jede Woche.

Interessanter ist daher noch die Frage, ob alle Mitarbeiter vom selben Unternehmen reden und das Gefühl haben zu einer Einheit zu gehören.

Eine gute Informationspolitik ist daher die Basis für unternehmerischen Erfolg. Sie steigert die Motivation der Mitarbeiter und bildet in Projekten erfolgreiche Teams, wenn alle das Gefühl haben dazu zu gehören.

Zuerst einmal ein paar Fakten (Chef-Checkliste Mitarbeiterführung): 

  • Der Mitarbeiter will informiert werden! Dies bezieht sich auf seine tägliche Arbeit als auch das generelle Geschehen im Unternehmen.

Jeder Mensch hat ein Informationsbedürfnis, welches mehr oder weniger ausgeprägt ist. Mitarbeiter wollen allerdings mit Informationen nicht beworfen, sondern gezielt und entsprechend den Interessen informiert werden.

  • Jeder Mitarbeiter bevorzugt einen eigenen Informationskanal!

Durch die persönlichen Merkmale Altersgruppe, Geschlecht, Ausbildung und kulturelle Prägung bevorzugen Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen unterschiedliche Informationskanäle. Alle werden nie umgesetzt werden können. Versuchen sie eine große Auswahl an Informationskanälen bereitzustellen, um möglichst allen Bedürfnissen gerecht zu werden. Umso mehr Mitarbeiter sich wohl fühlen und Informationen konsumieren, umso mehr identifizieren sich Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen. 

  • Die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und ernst genommen! 
  • Je besser die Informationen aufbereitet sind, umso wohler finden sich die Mitarbeiter.

Informationen sind entsprechend der verwendeten, einzelnen Kommunikationskanäle aufzubereiten. Dies ist wichtig, damit die Beschäftigten die gleichen Informationen erhalten und wahrnehmen. Fehlinformationen oder Interpretationen werden damit vermieden. 

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Wie werden in der heutigen Zeit die Mitarbeiter informiert?

Unterschiedliche Informationsmedien werden in der heutigen Firmenpolitik schon häufiger eingesetzt. Wenn in ihrem Unternehmen schon Medien und Kanäle wie Schwarzes Brett, Rundmail oder Intranetseiten eingesetzt werden, haben sie den ersten Schritt schon getan. Doch es gibt noch deutlich mehr Wege, um den Mitarbeiter entsprechend zu informieren.

Schwarzes Brett / Aushang

Hier werden Informationen veröffentlicht und Mitarbeiter können diese Informationen konsumieren. Änderungen müssen mühevoll kommuniziert werden. Eine Information, ob die Mitarbeiter diese zur Kenntnis genommen haben fehlen.

Mitarbeiterzeitung

Mitarbeiter werden wie in einer Tageszeitung über die Strategie des Unternehmens informiert. Die Mitarbeiterzeitung ist das häufig eingesetzte Mittel der meisten Unternehmen. In den wenigsten Fällen wird die Stimme der Mitarbeiter in diesen Veröffentlichungen berücksichtigt, es sei denn sie werden gezielt und mit viel Aufwand in einzelnen Rubriken verarbeitet. Größter Nachteil einer Mitarbeiterzeitung sind der redaktionelle Aufwand, die entstehenden Druckkosten und der in der Regel nicht sehr aktuelle inhaltliche Stand, der gut und gerne mal ein paar Wochen alt sein kann. Auch hier fehlt ein moderater Feedbackmechanismus der Bellegschaft. 

Rundmail

Um Informationen schneller zu verbreiten, wird regelmässig eine Rundmail eingesetzt. Es ist allerdings kein optimales Mittel, um alle entstehenden Informationen im Unternehmen an alle Mitarbeiter zu kommunizieren. Gerade wenn das Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat, artet dies in einer Email-Schlacht aus. Die Rundmail ist für die reine Informationsverteilung spezifische News an wenige Mitarbeiter geeignet - für die gezielte Verteilung wichtiger Informationen ist dies kein zuverlässiges Medium.

Newsletter

Der Newsletter wird gerne für die zyklische Verteilung von Informationen über neue Artikel aus dem Intranet eingesetzt. Hierbei steht eine kurze und knappe Informationsbekanntmachung im Vordergrund. Durch die Übersendung, meist via E-Mail, werden Mitarbeiter wieder zurück in die Intranet Plattform geleitet und man spricht hier von einem Reichweiten steigerndem Medium.

Versammlungen /Meetings

Versammlungen können für strategische Unternehmensbekanntmachungen mit direktem Feedback der Stimmung der Belegschaft genutzt werden. Der größte Nachteil ist hierbei, dass fast alle Mitarbeiter zeitlich gebunden werden. Der Aufwand wird entsprechend sehr groß und ein entsprechender hoher Kostenfaktor entsteht. Organisatorisch wird das regelmässige Erreichen aller Mitarbeiter immer wieder eine Herausforderung. 

Flurfunk

Und zu guter Letzt der „Flurfunk“. Dieser Informationskanal tritt meistens dann auf, wenn die einzelnen Mitarbeiter, keinen weiteren adäquaten Informationskanal zur Verfügung haben. Wie schon in den ersten Sätzen beschrieben, möchte jeder Mensch Informationen erhalten. Wenn dieser Kanal allerdings fehlt, wird er sich einen eigenen suchen. Der Informationsgehalt eines solchen Kanals ist meist sehr fragwürdig und führt zu Stimmung getriebener Informationsverteilung.  

Verschiedenste Studien haben bewiesen, das die beschriebenen Informationskanäle zwar nicht mehr Up-To-Date sind, aber auch keinesfalls für Tod erklärt werden dürfen. Die modernen Kommunikationsmittel aus dem privaten Umfeld, hierbei ist die Rede von Facebook, Twitter, WhatsApp und Co., haben es uns vorgemacht, wie es auch anders geht. Diese Tools sind aus den meisten Köpfen nicht mehr wegzudenken und werden von einer breiten Masse täglich benutzt. Sie sollten diese Mechanismen für ihr Unternehmen adaptieren und sich entsprechend zu Nutze machen. Hierbei sollte die Kommunikation aber nicht auf öffentliche Kanäle wie Facebook, WhatsApp und Co. verlagert werden, sondern diese mittels eigener Systeme nachgebildet werden. Würde man Sie nur verlagern, käme man automatisch mit dem EU Datenschutz in Konflikt und riskiert drastische Strafen seitens der Landesdatenschutzabhörden (von ein paar 1000 bis mehrere Millionen Euro je nach Tragweite der Datenschutzverletzung).

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Moderne Form der Informationsverteilung

Als Erstes muss unterschieden werden, ob es sich bei den zu verteilenden Informationen um arbeitsrelevante Grundlagen handelt oder nur um reine Neuigkeit. Arbeitsrelevante Informationen, wie sie in Projekten auftreten, werden in einem weiteren Blogbeitrag behandelt.

In diesem Artikel geht es um die Verteilung von reinen Informationen und Neuigkeiten.

Bevor wir auf die moderne Informationsverteilung eingehen noch ein erklärender Punkt:

Ein Studie hat nachgewiesen, das 80% aller Informationsdefizite auf Führungsfehler zurück zu führen sind.

Hierbei gibt es verschiedenste Auswirkungen:

  • Es gibt unterschiedliche Interpretationen der verteilten Informationen. Dem Mitarbeiter ist ein Interpretationsspielraum gegeben, der es ihnen erschwert am gleichen Unternehmensziel zu arbeiten.
  • Die Größe des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle für die Bereitstellung von Informationen.
  • Die Art des Unternehmens spielt eine Rolle. Ein produzierendes Unternehmen benötigt die Informationen anders vermittelt, als ein digital mit Computerarbeitsplätzen geführtes Unternehmen.

Wir gehen hier auf alle Kanäle gleichermaßen ein.

Schwarzes Brett / Aushang

Folgende Anforderungen sind zu betrachten:

  • Wie kann das klassische Schwarze Brett moderner gestaltet werden?
  • Wie kann der Informationsgehalt immer auf dem neuesten Stand gehalten werden, und das möglichst ohne großen Aufwand?
  • Wie kann ich entsprechendes Feedback der Mitarbeiter bekommen?

Mit der klassischen Pinnwand kann ich die meisten Fragen nicht effektiv behandeln. Wenn die Pinnwand in ein neues Zeitalter vordringen würde, wird aus der Pinnwand ein Informationsboard, wie es in den meistern Wartezimmer der Ärzte schon hängt. Hierbei handelt es sich um einen Bildschirm, auf denen explizit Informationen aufbereitet und zentral bereitgestellt werden. Die Änderungen am zentralen Dokument wirken sich sofort auf alle Bildschirme, egal wo im Unternehmen, aus. Ein lästiges und mühseliges Ab- und Aufhängen der Informationen entfällt damit und es kann deutlich schneller verteilt werden. Nach Möglichkeit setzt man eine moderne Software zur Bereitstellung der Informationen ein und bietet Mitarbeitern die Möglichkeit mitzuwirken und über diesen Kanal auch Feedback zu geben.

Mitarbeiterzeitung / Rundschreiben

Um eine Mitarbeiterzeitung oder Rundschreiben zu modernisieren ist der Einsatz einer Social Collaboration Software hilfreich. Durch den Einsatz von Blogs und Statusmitteilungen, können gezielt Informationen im Unternehmen gestreut werden. Hierbei darf ein Kardinalfehler nicht außer Acht gelassen werden: 

Die Geschäftsleitung hat eine Vorbildfunktion.

Ist die Unternehmensführung nicht mit im Boot und ignoriert diesen Kanal, werden es auch die wenigsten der Mitarbeiter sinnvoll nutzen. Wenn die Unternehmensführung den neuen Kommunikationskanal effektiv und häufiger nutzt, werden auch sukzessive die Mitarbeiter den Kanal für sich entdecken.

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Wie kann so etwas aussehen?

Die Geschäftsleitung unterhält ein Blog, in welchem regelmäßig über die Errungenschaften oder Entscheidungen des Unternehmens kommuniziert wird. Ein großer Vorteil in dem Ansatz besteht dabei, dass Mitarbeiter Feedback geben können. In Form von Kommentaren, Likes oder dem Teilen des Beitrags mit aus deren Sicht relevanten Personen wird der Informationsfluss beschleunigt und fokussierter. Eine moderne Software macht diese Interaktionen möglich und sichtbar.
Die Mitarbeiter fühlen sich dadurch viel stärker mit dem Unternehmen verbunden.

Newsletter

Newsletter lassen sich durch Activity Streams, wie in den sozialen Median üblich, abbilden. Die Verbreitung von interessanten News wird automatisch durchgeführt und Mitarbeiter können relevante von nicht für sie relevanten Themen trennen. Dies kombiniert mit der Modernisierung der Mitarbeiterzeitung ist ein effektives und starkes Werkzeug.

Versammlungen/Meetings

Durch den Einsatz gerade auch von Videokonferenzen, wird die Zusammenarbeit noch einmal verbessert. Die immer mehr standortübergreifende Zusammenarbeit in virtuellen Teams – auch über Landesgrenzen hinweg - wird damit erst sinnvoll machbar. Sie machen unnötige physische Meetings überflüssig und sparen so Kosten des Unternehmens und Zeit der Mitarbeiter ein.

Flurfunk

Der Flurfunk wird nicht komplett im Unternehmen aussterben, dafür tratschen Menschen zu gerne. Wenn alle Mitarbeiter Informationen nachlesen können, wird es allerdings deutlich weniger zu Gerüchten kommen. Gerüchte können im Unternehmensumfeld sehr negative Auswirkungen haben.

Weitere moderne Kommunikationsarten

Chat wird im heutigen Zeitalter durch fast jeder Person privat genutzt. Bauen sie dies im täglichen Arbeitsablauf ein und die Laufzeit einer Informationsbeschaffung wird sich drastisch reduzieren.

Wiki ist ein adäquates Informationsmittel im Computerzeitalter. Informationen werden zentral gepflegt und die konsumierenden Mitarbeiter haben immer die aktuellsten Informationen. Hierbei kann eine Hilfe zur Selbsthilfe im Unternehmen ebenso wie eine Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter etabliert werden. 

Durch das Verknüpfen von Mitarbeitern oder den eigenen Aufbau eines Mitarbeiter Netzwerkes können sich Mitarbeiter nach ihren Vorlieben, Aufgaben und Interessen verknüpfen. Somit können Mitarbeiter über das eigentliche Arbeiten hinaus in Kontakt bleiben. Dies ist ebenfalls ein Faktor, der nicht zu unterschätzen ist. Fühlt sich der Mitarbeiter in allen seinen Lebenslagen verstanden, wird dies die Motivation steigern. Studien über das Moderne Arbeiten bei Google, Facebook und Co. beweisen, das die Mitarbeiter zufriedener sind, wenn die Arbeitswelt mit dem Arbeitsalltag verschmilzt. Eine gute Informationsbereitstellung ist hierbei ein erster, wichtiger Schritt. 

Fazit

Eine Musterlösung kann in einem Artikel nicht gegeben werden. Dazu sind Unternehmenskulturen zu unterschiedlich. Des Weiteren kann nicht ohne das Unternehmen eine Prognose erfolgen, welcher Weg der Beste ist. Um eine Änderung in der Kommunikation Philosophie sind des Weiteren sehr feinfühlige Prozesse notwendig, um auch jeglichen Mitarbeiter in seinem Umfeld zu einem Umdenken zu bewegen. Dieser immense Schritt wird auch nicht innerhalb eines Quartals vollzogen sein und ein kontinuierlicher Prozess werden.

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