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Das sind die Erfolgsfaktoren für die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes

Lars-Thorsten Sudmann
14.01.2020 15:02:15

Digitales Business verlangt digitale Veränderungen. Bezüglich der Form der Zusammenarbeit, aber auch den Auf- und Ausbau eines modernen und zeitgemäßen Arbeitsplatzes. Neu ist allerdings die rasante Geschwindigkeit, mit der es zu Umbrüchen kommt.  

Die dynamische Entwicklung neuer Technologien wie Smartphones, Tablets, Apps sowie sozialen Medien à la Facebook, LinkedIn, Twitter und Instagram sind heute Alltag für Viele und haben unsere Art zu kommunizieren sowie zusammen zu arbeiten im Privatleben bereits nachhaltig und vor allem auch generationsübergreifend reformiert.

Dabei muss es langfristig gelingen einen Spagat zwischen der steigenden Anzahl und Heterogenität bei Geräten, Apps sowie anderen digitalen Diensten und dem zunehmenden Aufwand für die Gewährleistung von Sicherheit und Usability auszugleichen. Es ist zunehmend zu beobachten, dass der Wille neue Technologien einzusetzen, um enger und effektiver zusammenzuarbeiten, da ist, jedoch fehlt es oft an einer klaren Strategie. Ziel muss es sein, in Zukunft unabhängig vom Aufenthaltsort und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Der Arbeitsplatz der Zukunft

Es reicht nicht aus, seine Mitarbeiter mit einem Mobile Device, sei es ein Tablet oder Smartphone, auszustatten. Analog zu einer Hierarchie freien und vernetzten Zusammenarbeit, gilt es auch den Arbeitsplatz entsprechend anzupassen. Arbeitsplätze sollten nicht nur spezifisch für den Mitarbeiter angelegt werden, sondern der Mitarbeiter sucht sich für seine spezifische Arbeit seinen Arbeitsplatz aus.

Konkret bedeutet dies, dass ein Unternehmen auf der einen Seite Rückzugsmöglichkeiten, aber auch Platz und Raum für Kreativität anbieten muss. Coworking-Spaces, die freie Wahl des Arbeitsplatzes, Sandboxes, Social Collaboration Zones oder das Homeoffice sind nur einige Beispiele. Vor allem hinsichtlich der Motivation der Mitarbeiter muss ein Unternehmen diesen Wandel erkennen und verstehen, dass ein digitaler Arbeitsplatz eine zentrale Rolle in der täglichen Arbeit spielt.

Digital Workplace Schritt-für-Schritt einführen

Die Einführung von Tools und neuen Technologien sollte Schritt-für-Schritt erfolgen. Dafür ist es empfehlenswert, einen Pilotbereich oder Pilotprozess im Unternehmen zu ermitteln, bei dem der Digital Workplace einen großen Nutzen bringt. Zuerst sollte im Pilotbereich in einer Bestandsaufnahme ermittelt werden, welche aktuellen Schwachstellen vorhanden sind und wie der Digitale Workplace den Arbeitsablauf unterstützen kann. Erst dann können die Anforderungen an die Technologie und Funktionalitäten beschrieben werden.

Zu Beginn ist darauf zu achten, dass die Mitarbeiter nicht durch einen zu großen Funktionsumfang überfordert werden. Die Funktionen sollten in einer Roadmap priorisiert und erstmal nur die wichtigsten Funktionen zur Verfügung gestellt werden. So können sich die Anwender mit der neuen Technologie vertraut machen und sich an die neue Form und Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation gewöhnen.

Fazit: Keine Frage der Technik mehr

Eine rein technische Implementierung eines Digital Workplace reicht nicht aus, um Mehrwerte sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter zu erzielen. Ein Digital Workplace muss zum jeweiligen Unternehmen passen und die verschiedenen Interessengruppen berücksichtigen. Es muss das Geschäftsmodell und die Organisation des Unternehmens individuell als Kontext abbilden. Dabei sollte aber stets der Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen und der digitale Arbeitsplatz diesen bei seiner täglichen Arbeit erfolgreich und langfristig unterstützen.

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