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Digitaler Wandel - Blog über das Themenfeld Digitalisierung für Unternehmen

Bewährungsprobe fürs Wissensmanagement: Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ist im Zuge der steigenden Fluktuation zum Dauerthema angewachsen. Zeitgleich stellt es auch eine der härtesten Bewährungsproben dar, wie ein Unternehmen mit seinem angesammelten Wissen umgeht. Der digitale Wandel bietet Lösungen an, sollte aber nicht als Heilmittel für versäumte Chancen falsch verstanden werden.

 

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Hand hoch! Wer kann von sich behaupten, in seinem Berufsleben nur bei einem einzigen Arbeitgeber angestellt gewesen zu sein. Die Zeiten, in denen man von Lehre bis Rente dem gleichen Konzern treu geblieben ist, sind längst vorbei. Heutzutage werden Arbeitsstellen als Jobs bezeichnet und durchschnittlich alle vier Jahre gewechselt. Spätestens nach sieben Jahren wird laut Expertenmeinung ein Jobwechsel empfohlen.

Nur 14% geben an, dass ihr erster Arbeitgeber sie durch ihr gesamtes Berufsleben begleitet hat [1]. Gründe, den Arbeitgeber zu wechseln, gibt es viele verschiedene. Gleich ist hingegen, dass bei einer Neuanstellung immer eine Einarbeitungszeit folgt, auch wenn man diese Einarbeitung neuer Mitarbeiter inzwischen Onboarding nennt.

"In der Einarbeitungszeit entscheidet sich, ob Mitarbeiter zufrieden sind und bleiben oder bereits in der Einarbeitungsphase innerlich kündigen und wieder gehen werden.", meint Unternehmensberater Marc Schmidt in seinem Blog Strukurgeber [2]. Das Internet wie auch der Fachbuchmarkt quillt über mit Ratschlägen, wie man die Einarbeitungszeit effektiv gestalten soll. Über 3 Millionen Treffer zeigt Google bei der Suche nach "Einarbeitung" an.

3 Fakten auf einen Blick

(1) Durch die hohe Fluktuation wird das Thema Einarbeitung zum Dauerthema. Die althergebrachte Nebenbei-Einarbeitung durch Kollegen und Learning-by-doing binden Ressourcen und stoppen den Arbeitsalltag, was in Folge zu einer Mehrbelastung in der Einarbeitungszeit führt.

(2) Dabei ist Einarbeitung neuer Mitarbeiter auch die Chance, sich über Informationsdefizite im Unternehmen klarzuwerden. Eine Bewährungsprobe fürs eigene Wissensmanagement, ob die Firma über eine zentrale Dokumentation aller Informationen, Arbeitsabläufe, Projekte und Tätigkeiten verfügt und ob diese aktuell und verständlich sind.

(3) Kollaborative Techniken können eine strukturierte Einarbeitung gewährleisten. Grundvoraussetzung dafür ist aber ein nachhaltig gelebtes Wissensmanagement. Auf dieser Basis kann ein Einarbeitungs-Leitfaden erstellt werden, der über Checklisten den Fortschritt nachhält und Feedback-Potential bietet. So wird Einarbeitung zum Wettbewerbsvorteil.

Ein Dauerthema mit Wettbewerbspotential

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist ein Thema, das in Zeiten des digitalen Wandels besondere Beachtung verdient. Damit man nicht in alten Verhaltensmustern verharrt, während inzwischen anderswo längst bessere Lösungsalternativen erfolgreich praktiziert werden.

Effektives Onboarding wird somit zum Wettbewerbsvorteil, auch weil es sich im Zuge der steigenden Fluktuation zum Dauerthema entwickelt hat. Schlicht weil eine althergebrachte Einarbeitung wertvolle Ressourcen in Form vom Mitarbeitern bindet, der zu bewältigende Arbeitsalltag temporär zum Erliegen kommt und das Ergebnis meist unbefriedigend ist. Aus Mangel an Alternativen und ein Übermaß an eingefahrenen Verhaltensmustern wird trotzdem daran festgehalten. Das Motto heißt dann: Wird schon irgendwie, weil muss ja!

Die Informationsüberflutung wird weggelächelt

Wie sieht denn überhaupt der typische erste Arbeitstag aus? Eine besondere Mischung aus Vorfreude auf neue Herausforderungen und die Ungewissheit, was einem als Neuer im Unternehmen erwarten wird. Ein Tag gefüllt mit dem Schütteln von tausenden Händen, deren Besitzer ebensolch tausend noch unbekannte Namen haben. Tausend neue Gesichter, die es mit deren Namen zu verbinden gilt.

Eine Überflutung von neuen Informationen, die der neue Mitarbeiter in der Fülle überhaupt nicht behalten kann. Überforderung pur, während der Neue selbst versucht, sich von seiner besten Seite zu präsentieren. Der berühmte erste Eindruck eben, den man nicht verspielen möchte, weil es den nur ein einziges Mal gibt.

Dabei haben Untersuchungen auf Grundlage der Millerschen Zahl [3] gezeigt, dass neue Informationen im stark kapazitätsbeschränkten Arbeitsgedächtnis nach Sekundenbruchteilen verloren gehen, wenn sie nicht aktiv aufrechterhalten werden. Spätestens wenn der siebte neue Name, das achte neue Gesicht und die neunte neue Aufgabenbezeichnung genannt wurde, sind die allerersten neuen Eindrücke längst wieder vergessen. Gut, wer sich bis dahin das Wichtigste merken konnte: Toilette, Kantine, eigenes Büro, direkter Vorgesetzter und die Kollegen, mit denen man ebenso direkt zukünftig zusammenarbeiten wird.

Verteilung des Firmenwissens

Die Situation lässt sich auf eine kurze Formel herunterbrechen: Der Neue weiß gefühlt nichts, während alle anderen alles wissen. Allerdings ist dieses angesammelte Firmenwissen auf unzählige Mitarbeiter verteilt und in ebenso vielen lokal abgelegten Dokumenten vergraben. Eine zentrale Dokumentation erstreckt sich auf das Dateichaos der gemeinsam genutzten Netzlaufwerke.

Während der Einarbeitungsphase soll nun dieses Firmenwissen dem neuen Mitarbeiter vermittelt werden. In der Praxis meist nebenbei durch einen Kollegen. Ein Kollege, der selbst nur Bruchteile des Firmenwissens kennt, nicht zwingend in allen Punkten auf dem neuesten Stand ist und sowieso seine ganz eigene subjektive Sichtweise hat. Welche Informationen dabei richtig oder unwissend falsch und veraltet sind, kann der Neue am wenigsten beurteilen. So wird Ineffektivität innerhalb der Firma vererbt und weiter etabliert, schlicht weil man es nicht besser weiß.

Typische Sprüche, die als Ausreden und Scheinargumente getarnt daherkommen: "Die Kollegen hat auch niemand eingelernt. Am effektivsten ist sowieso Learning by doing. So schwer ist das alles nicht. Wer hoch qualifiziert ist, kann das auch so. Der Sprung ins kalte Wasser hat noch niemanden geschadet." [4]

Einarbeitung als Chance verstehen

Soweit die negativen Erfahrungen. Dabei kann die Einarbeitung neuer Mitarbeiter durchaus positiv als Chance verstanden werden, sich drüber klar zu werden, wo Informationsdefizite im eigenen Unternehmen bestehen. Immer dann, wenn vorhandenes Firmenwissen neu vermittelt werden soll, ist das zeitgleich auch eine Bewährungsprobe für das Wissensmanagement des Unternehmens.

Dann zeigt sich nämlich, ob die Firma über eine zentrale Dokumentation aller Informationen, Arbeitsabläufe, Projekte und Tätigkeiten verfügt und ob diese Ansammlung nicht nur aktuell gepflegt, sondern darüber hinaus auch verständlich ist. Dank der unverbrauchten Sichtweise der neuen Mitarbeiter, die noch nicht durch die gelebte Praxis verfälscht ist, kann man zudem neue Denkimpulse für Verbesserungen und Optimierungen erhalten. Eben weil diese Sichtweise sich den vorgefundenen Umständen noch nicht angepasst hat. Alte und eventuell zu lieb gewordene Arbeitsstrukturen lassen sich so aufbrechen und erneuern.

Somit kann die Einarbeitungszeit, die zunächst nur als unvermeidlicher Kostenfaktor gesehen wurde, einen gewinnbringenden Effekt aufs gesamte Unternehmen bekommen. Allerdings muss man dazu bereit sein, sich hinterfragen zu lassen und Veränderungen zuzulassen, ohne gleich die neuen Mitarbeiter für ihre konstruktive Kritik als Nörgler abzustrafen. Ein "das war schon immer so" ist zwar bequem, aber die denkbar schlechteste Unternehmensdenke und sollte unbedingt vermieden werden. Die Mitarbeiter in Führungsfunktionen tragen dabei die Verantwortung, den notwendigen Wechsel als positiv vorzuleben und auch so zu kommunizieren [5].


"Wie wird in Ihrem Unternehmen sichergestellt, dass neue Mitarbeiter sofort Zugang zu relevantem Wissen haben?"

  • 84% "alte Mitarbeiter" informieren neue Kollegen
  • 68% Intranet
  • 68% Einführungsveranstaltung
  • 62% (regelmäßige) Meetings
  • 55% Infobroschüren
  • 42% Newsletter
  • 42% Arbeitsgruppen
  • 24% Collaboration Tool

Aus: Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen, Studie 2014, HAUFE, Seite 15- http://www.faktor4-beratung.de/sites/default/files/haufe-studie-wissen-in-unternehmen.pdf


Denkfalle beim Einarbeitungs-Leitfaden vermeiden

Wer die Herausforderungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ebenso sieht und bereit für Veränderungen ist, der sollte jetzt nur nicht in eine ausliegende Denkfalle tappen: Im Rahmen der Einarbeitung einen Leitfaden fürs eigene Unternehmen schreiben zu wollen, wenn vorab die Strukturen eines nachhaltigen Wissensmanagements noch nicht erarbeitet sind, führt nur zu einer Scheinlösung.

Die Konservierung von Firmenwissen ist hingegen ein laufender Prozess, der von allen Mitarbeitern gelebt werden muss. Informationen und Arbeitsabläufe sollten ständig geprüft, überarbeitet und aktualisiert werden, um ihren Wert zu behalten und nicht falsch verstanden, als Wissenskonserve für die Ewigkeit eingelagert zu werden [6]. So wird Wissen kontinuierlich gesichert und zwar nicht zum Selbstzweck, sondern um gezielt im Arbeitsalltag darauf aufbauend handeln zu können.

Kollaborative Techniken zur strukturierten Einarbeitung

Um ein effektives und nachhaltiges Wissensmanagement im eigenen Unternehmen umzusetzen, braucht es die nötigen Werkzeuge, um das Mitarbeiterwissen einfach wie direkt und fortlaufend erfassen zu können. Der digitale Wandel bietet dazu kollaborative Lösungen an, ersetzt aber nicht die eigentliche Bereitschaft, diese auch zu nutzen.

Mit einer Kollaborationssoftware wie bloola entkoppeln Sie das angesammelte Wissen von Ihren Mitarbeitern und machen es stattdessen zentral und personenunabhängig verfügbar. Kurz angerissen: Informationen werden strukturiert abgelegt, untereinander verknüpft und in Sinngruppen gebündelt. Mit Hilfe einer Suchfunktion finden Sie einmal abgelegte Informationen und erkennen Verbindungen zu weiteren Informationen und Personen. Damit ergeben sich intelligente Inhalte, die über der reinen Information hinaus durch Ihre Verknüpfung einen echten Mehrwert bieten.

In der Einarbeitungsphase neuer Mitarbeiter können Sie gezielt diese Informationsinhalte ansteuern und dann bietet sich auf dieser Wissensbasis auch an, einen Leitfaden zur zielgerichteten Einarbeitung zu erstellen. Dieser beinhaltet allerdings keine eigenen Wissensinhalte, sondern stellt eher eine Sammlung von Verweisen auf vorhandenes Firmenwissen dar. So vermeiden Sie die angesprochene Denkfalle und starten nicht mit dem zweiten vor dem ersten Schritt. Mit Hilfe von halbautomatisierten Checklisten können Sie zudem den Einarbeitungsfortschritt nachhalten und zeitgleich Feedback für Verbesserungspotentiale erfassen lassen.

Wettbewerbsvorteile auch bei der Einarbeitung nutzen

Die Studie "Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen" der Haufe Gruppe [7] aus dem Jahr 2014 hat ergeben, dass in 84 Prozent der befragten Firmen, alte Mitarbeiter die neuen Kollegen über relevantes Wissen informieren und somit einarbeiten. Nur 24 Prozent der Firmen setzen dafür auch Kollaborationswerkzeuge ein. Das Potential, sich durch effektivere Einarbeitungstechniken von seinen Mitbewerbern abzusetzen, ist also durchaus gegeben. Wenn Sie diese Chance nutzen wollen, sprechen Sie die Kollaborations-Experten der Firma unoso in Gevelsberg auf bloola an.

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 Quellenangaben:

[1] Häufigkeit der Arbeitsplatzwechsel. Statista, 2009

https://de.statista.com/statistik/daten/studie/28914/umfrage/haeufigkeit-der-arbeitsplatzwechsel

[2] Marc Schmidt: Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Strukurgeber, 2014

http://www.strukturgeber.de/einarbeitung-neuer-mitarbeiter

[3] Dr. Georg Angermeier: Millersche Zahl. ProjektMagazin, 10.06.2013

https://www.projektmagazin.de/glossarterm/millersche-zahl

[4] Nils Warkentin: Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Karrierebibel, 2016

https://karrierebibel.de/einarbeitung-neuer-mitarbeiter

[5] Sascha Schmidt: Erfolgreich Veränderungen kommunizieren. unternehmer.de, 30.06.2011

https://www.unternehmer.de/management-people-skills/139938-erfolgreich-veraenderungen-kommunizieren-wie-man-mit-den-unterschiedlichen-reaktionen-von-mitarbeitern-umgeht

[6] Michael Jantzen: Transfer und Konservierung von Erfahrungswissen in Unternehmen. Igel Verlag, 06.2009

https://www.diplomica-verlag.de/international_18/wissensmanagement-in-der-humanitaumlren-logistik_41954.htm

[7] Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen. Haufe-Gruppe, 2014

http://www.faktor4-beratung.de/sites/default/files/haufe-studie-wissen-in-unternehmen.pdf

Themen: wissensmanagement knowledge
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