Kanban: Vom Aufgabenmanagement zum Change Management

Lars-Thorsten Sudmann
05.10.2020 16:18:13
  1. Kanban dient vor allem der Visualisierung des Arbeitsflusses
  2. Kanban hilft Engpässe und Störungen im Arbeitsfluss zu erkennen
  3. Kanban auch als Instrument für Change Management wichtig
  4. Fazit: Wie fängt man mit Kanban an?

 

Kanban gehört zur Familie der agilen Methoden. Es wird nicht nur für die Aufgabenverwaltung benutzt, sondern auch vermehrt im Change Management eingesetzt. Lesen Sie in diesem Beitrag, was Kanban ist und wie die Methode Veränderungen in Unternehmen herbeiführen kann.

Führungskräfte haben es heutzutage nicht einfach: sie müssen in der so genannten VUCA-Welt Entscheidungen treffen, Menschen anleiten und Ergebnisse liefern. VUCA steht für eine sich schnell verändernde Welt, in der gravierende Veränderungen stattfinden, deren Auswirkungen kaum berechenbar sind. Eine solche Welt ist komplex, der Zusammenhang von Ursache und Wirkung ist nicht eindeutig und die Anforderungen an das Management von Unternehmen sind widersprüchlich.

Führungskräfte müssen mutig sein, aber auch achtsam sowie eine hohe Toleranz gegenüber Fehlern mitbringen. Neue Anforderungen verlangen neue Instrumente und Methoden. Laut einer aktuellen StepStone Studie möchten über 60 Prozent der Führungskräfte mit flachen Hierarchien arbeiten. Sprich, sie wollen agil werden. Sie wollen, dass Ideen und Projekte schnell umgesetzt werden - jenseits von langen Abstimmungswegen und Freigabeprozessen. Die Lösung dafür lautet: Agilität.

VUCA

Schaubild zu VUCA: Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity

V - Volatility - Unbeständigkeit
U - Uncertainty - Ungewissheit
C - Complexity - Komplexität
A - Ambiquity - Mehrdeutigkeit

 

Hierunter ist die Fähigkeit von Menschen und Organisationen gefasst, auf unvorhersehbare Ereignisse und neue Anforderungen flexibel zu reagieren . Bei Veränderungen verhalten sich agile Organisationen und Menschen nicht reaktiv, sondern proaktiv. Jedoch arbeitet laut der StepStone-Studie momentan nur jedes zehnte Unternehmen agil. Dabei ist es heutzutage mehr als jedem dritten Beschäftigten wichtig, mit konkreten agilen Methoden zu arbeiten. Bekannte wie beliebte Methoden der Agilität sind Scrum, Design Thinking - und Kanban.

 

Kanban dient vor allem der Visualisierung des Arbeitsflusses


Kanban bietet die geforderte Flexibilität, so zumindest das Versprechen der Methode. Vor allem ist diese Methode, deren Wurzeln in der japanischen Autoindustrie liegen, niedrigschwellig und ohne großen technischen Aufwand umzusetzen. Das Kanban-Board dient der Visualisierung des Arbeitsflusses, des aktuellen Prozesses sowie eventueller Probleme, die im Arbeitsprozess entstehen.

KanbanBoard mit den Spalten Requested, In Progress und Done

Dabei teilt man das klassische Kanban-Board in drei Spalten: To-do (Aufgaben), Progress (In Bearbeitung) und Done (Erledigt):

To-do

In der linken Spalte, der To-do oder Backlog Spalte, landen alle ausstehenden Aufgaben. Wichtig dabei: jede Aufgabe wird auf einer Kanban-Karte abgebildet. Sie beinhaltet grundlegende Informationen wie Titel, Beschreibung der Aufgabe, den Bearbeiter, Dauer der Bearbeitung, Priorität der Aufgabe und Unteraufgaben auf der Vorderseite. Auf der Rückseite werden Kennzahlen und Informationen aufgezeichnet. Sie bietet sich zudem für Kommentare an.

Progress

Befinden sich die Aufgaben in Bearbeitung, so bewegen die Bearbeiter die Karte in die mittlere Spalte: die Progress- oder Doing-Spalte. Für alle am Prozess Beteiligten ist klar, dass diese Aufgabe gerade vom Bearbeiter erledigt wird.

Done

Für abgeschlossene Aufgaben gibt es die rechte Spalte, die Done-Spalte.

 

Kanban hilft Engpässe und Störungen im Arbeitsfluss zu erkennen


Was macht das Kanban-Board so besonders? Eine solche Visualisierung des Arbeitsflusses offenbart schnell, wo der Flaschenenghals im Arbeitsprozess ist. Diese Drei-Teilung des Kanban-Boards ist unzureichend. Erfahrungsgemäß werden in der mittleren Spalte viele Kanban-Karten landen und so einen Aufgaben-Stau verursachen. Dieser Stau ist ein wichtiger Hinweis, dass der Workflow, der auf dem Kanban-Board abgebildet ist, nicht präzise genug ist.

Die Studie des Project Management Instituts zeigt: rund 48 Prozent der Projekte werden nicht innerhalb der Frist abgeschlossen, 43 Prozent nicht im Budgetrahmen und rund 31 Prozent erreichen nie das eigentliche Ziel beziehungsweise den geplanten Geschäftszweck.

So ist verständlich, dass eine Vielzahl von Unternehmen erfahrungsgemäß innerhalb des Projektzyklus auf Probleme stoßen. Daher ist es sehr wichtig, die Arbeitsschritte auf dem Kanban-Board kleinteilig zu definieren. Entstehen auf dem präzise und dezidiert erarbeiteten Kanban-Board nun Engpässe, dann ist dies der Hinweis, dass ein Problem vorliegt und Maßnahmen ergriffen werden müssen.

 

Kanban auch als Instrument für Change Management wichtig


Kanban eignet sich nicht nur für das Aufgaben-Management. Die Methode kann sogar eine Firmenkultur verändern. Prominenter Vertreter dieses Ansatzes ist David J. Anderson. Der Management-Trainer aus den USA nutzt die Methode, um in Unternehmen einen Wandel anzustoßen, in dem die Prozesse schrittweise verändert werden; evolutionäres Change Management nennt er diesen Ansatz.

Warum ist Kanban dafür prädestiniert? Als Methode ist Kanban niedrigschwellig. Um es anzuwenden, sind keine umfangreichen Anpassungen und Vorbereitungen nötig. Mehr noch: man kann es auf laufende Prozesse legen, wodurch auch erste Engpässe im Arbeitsfluss abgebildet werden. Weil es so niedrigschwellig ist, schrittweise vorgeht und zudem erste Ergebnisse bei der Anwendung direkt sichtbar macht, verursacht es minimalen Widerstand bei Mitarbeitern. Dieser Punkt ist wichtig. Denn viele Veränderungsprozesse scheitern eben an solchen Widerständen. Darüber hinaus macht Kanban alle Mitglieder eines Unternehmens zu Beteiligten. Aufgaben werden nicht “von oben” diktiert, sondern gemeinsam erarbeitet und priorisiert.

 

Fazit: Wie fängt man mit Kanban an?


Um Kanban im Unternehmen, in der Abteilung oder im Team einzuführen, benötigt man nicht viel: ein Whiteboard, ein Paar Stifte und jede Menge Post-Its reichen für den Sofort-Start völlig aus. Vor diesem Hintergrund ist es viel wichtiger, dass man seine Zeit und Kraft aufwendet, um Kolleginnen und Kollegen abzuholen.

Bevor Sie sich vor das Whiteboard stellen, fragen sie das Team, ob sie von Kanban gehört und Erfahrungen damit gemacht haben. Wenn Erfahrungswerte vorliegen, dann lassen sie die Mitarbeitenden davon berichten. So müssen Sie das Team nicht überzeugen, sondern machen die Beschäftigten zu Zeugen. Wenn Kanban jedoch absolutes Neuland ist, bietet sich als Einstieg die Frage, ob und wie man die bestehende Prozesse verbessern kann. Diese Phase darf nicht unterschätzt werden: neue Methoden erfordern oft ein neues Mindset.

Wenn die Erkenntnis gewonnen und die Bereitschaft abgeholt wurde, Kanban einzusetzen, ist der nächste Schritt die präzise Definition der Arbeitsprozesse. Im Internet finden Sie eine Vielzahl an Vorlagen und Beispielen für Kanban-Boards - für Vertriebsprozesse, den Redaktionsplan, den Kunden-Support oder das Qualitätsmanagement. Unter dem Suchbegriff “Kanban Board Template” finden Sie dazu beispielsweise eine Reihe von Beispielen. Spätestens dann werden Sie entdecken, dass Kanban bereits als digitale Lösung existiert. Solche webbasierten Lösungen machen besonders dann Sinn, wenn das Team dezentral an verschiedenen Orten arbeitet.

Um Kanban nachhaltig im Team zu verankern, ist es sinnvoll, regelmäßig Erfahrungen im Umgang mit der Methode zu abfragen: Werden Aufgaben schneller und zuverlässiger erledigt? Konnte der Aufwand für Absprachen zwischen Teammitgliedern verringert werden? Konnte die Zahl der erledigten Aufgaben in einer Woche oder in einem Monat gesteigert werden? Wie können Engpässe durch Anpassung der Prozesse verhindert werden?

Ratsam ist, dass vor allem jene Erfahrungen in den Mittelpunkt gerückt werden, die auch gemessen werden können. Diese Kennwerte, die sich aus solchen Messungen ergeben, helfen den Teammitgliedern den Nutzen für sich, das Team und ihre Aufgabe besser zu verstehen. Spätestens in dieser Phase wird klar, dass mit Kanban Veränderungen nicht angeschubst werden müssen. Die Optimierung der Prozesse mittels Kanban bewirkt einen Sog-Effekt für das Change Management.

Und in der Praxis? Die bloola App

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