Wenn RFPs Ihre Pipeline auffressen, dann wissen wir, wie wir das verhindern können.

1. Herausforderung

Ein mittelständisches B2B-Unternehmen, das auf technische Dienstleistungen und Produkte spezialisiert ist, stand vor einem erheblichen operativen Engpass. Das Team musste zahlreiche Ausschreibungen manuell prüfen und für jede Gelegenheit ein Angebot erstellen. Dieser manuelle Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für menschliche Fehler. Verzögerungen führten oft dazu, dass wertvolle Aufträge an Wettbewerber verloren gingen.

Die Dringlichkeit war hoch: verpasste Fristen und Fehler in Angeboten wirkten sich direkt auf Umsatz und Kundenvertrauen aus. Mitarbeiter verbrachten Tage mit Routineaufgaben anstatt mit strategischen Wachstumsmaßnahmen. Die Lösung dieses Problems war entscheidend, um Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und im zunehmend digitalen Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.

2. Aktion

Um die Herausforderung zu bewältigen, implementierte das Unternehmen ein KI-gesteuertes Automatisierungssystem, das Ausschreibungen automatisch sammelt, analysiert und zusammenfasst und Entwürfe von Angeboten basierend auf den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens erstellt.

Eingesetzte Ressourcen:

• 3 IT-Spezialisten
• 1 KI-Experte
• 2 Projektmanager
• 6 Wochen Entwicklungszeit

Eingesetzte Technologien:

• KI-gestützte Texterkennung zur Datenextraktion aus Ausschreibungen
• Natural Language Processing (NLP) zur Interpretation und Kategorisierung von Anforderungen
• Integration ins CRM-System zur automatischen Erstellung von Angebotsentwürfen

Workflow:

1. Automatische Sammlung von Ausschreibungsunterlagen aus verschiedenen Quellen
2. KI analysiert zentrale Anforderungen und Spezifikationen
3. Erstellung von Angebotsentwürfen basierend auf bestehenden Leistungen
4. Überprüfung, Verfeinerung und Finalisierung durch das Team

Dieses System ermöglichte es dem Unternehmen, den manuellen Aufwand erheblich zu reduzieren, während Genauigkeit und Compliance gewahrt blieben.

3. Ergebnis

Das KI-gesteuerte System lieferte messbare Ergebnisse:

• Effizienzsteigerung: Bearbeitungszeit für Angebote von 5 Tagen auf 2 Stunden pro Ausschreibung reduziert
• Genauigkeit: Präzisere Angebotsentwürfe, deutlich geringere Fehlerquote
• Umsatzsteigerung: Mehr erfolgreiche Ausschreibungen, zusätzlich 20 % Jahresumsatz
• Mitarbeiterzufriedenheit: Weniger Routinearbeit, Fokus auf strategische Aufgaben

Die Automatisierung ermöglichte außerdem schnellere Reaktionszeiten auf Ausschreibungen, wodurch das Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gewann und die Kundenbeziehungen stärkte.

4. Perspektive

Zukünftig plant das Unternehmen, das KI-System auf Preisvorschläge, Lieferzeiten und rechtliche Prüfungen auszudehnen. Durch kontinuierliche Machine-Learning-Integration wird die Genauigkeit und Anpassungsfähigkeit der KI weiter verbessert.

Das langfristige Ziel ist eine vollständige Integration ins CRM, sodass der gesamte Angebotsprozess automatisiert abläuft. Dies sichert nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern gewährleistet nachhaltiges Wachstum, indem KI zur Effizienzsteigerung, Kostenreduktion und strategischen Entscheidungsunterstützung eingesetzt wird.