90% weniger Aufwand klingt wie ein Bluff? So hat es die Müller Sanitär GmbH wirklich gemacht.

Herausforderung

Die Müller Sanitär GmbH, ein führendes Unternehmen im Bereich Sanitärtechnik, stand vor einer zentralen Herausforderung: Der Prozess zur Bearbeitung von Ausschreibungen war extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Jede Ausschreibung musste manuell analysiert werden. Dabei wurden Positionen aus Angeboten extrahiert, bewertet und anschließend gemäß den internen Kalkulationsrichtlinien bearbeitet.

Dieses Vorgehen führte zu langen Bearbeitungszeiten und einer hohen Belastung der Mitarbeitenden. Hinzu kam, dass die manuelle Kalkulation anfällig für Fehler war und Chancen für lukrative Projekte häufig verspielt wurden. Eine effizientere Lösung war dringend notwendig, um Wettbewerbsvorteile zu sichern und gleichzeitig die Qualität der Angebote zu verbessern.

llustration des bisherigen manuellen Prozesse

Maßnahmen

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte die Müller Sanitär GmbH einen KI-basierten Workflow. Die eingesetzte KI analysiert Ausschreibungen automatisch, extrahiert relevante Positionen und bewertet diese gemäß den firmenspezifischen Richtlinien. Auf dieser Basis erstellt das System vollständige Kalkulationen und Angebotsunterlagen.

Der Workflow wurde in die bestehenden Systeme integriert und auf die spezifischen Vorgehensweisen von Müller Sanitär trainiert. Das Projektteam bestand aus 6 Mitarbeitenden, unterstützt durch IT-Spezialisten und externe KI-Berater.

Durch diesen Ansatz konnte der bisher manuelle Prozess automatisiert werden, wodurch Fehler reduziert und die Bearbeitungszeiten drastisch gesenkt wurden.

Schema des KI-gestützten Workflows.

Ergebnisse

Die Implementierung des KI-Workflows führte zu beeindruckenden Ergebnissen:

• Der komplette Analyse- und Angebotsprozess konnte um 90 % verkürzt werden.
• Die Abschlussquote stieg um 8,9 %, da Angebote schneller und präziser erstellt werden konnten.
• Mitarbeitende wurden deutlich entlastet, während gleichzeitig die Qualität der Kalkulationen und Angebote gesteigert wurde.
• Quantitative Verbesserungen: Zeitersparnis, mehr Projekte gewonnen, weniger Fehler.
• Qualitative Verbesserungen: höhere Kundenzufriedenheit, präzisere Angebotsgestaltung, strategischer Wettbewerbsvorteil.

Diagramm Vergleich Vorher/Nachher: Zeitaufwand & Abschlussquote.

Perspektiven

Die Müller Sanitär GmbH plant, den KI-gestützten Workflow zukünftig auf weitere Bereiche auszuweiten, darunter Bestandskunden-Management und Wartungsangebote. Das Ziel ist eine kontinuierliche Prozessoptimierung und noch höhere Effizienzsteigerung in allen Geschäftsbereichen.

Langfristig soll die KI ein integraler Bestandteil sämtlicher Kalkulations- und Angebotsprozesse werden, wodurch das Unternehmen nicht nur wettbewerbsfähiger, sondern auch innovationsführend bleibt.

Zukunftsausblick mit KI-Integration.