Wenn euer Angebot vom besten Mitarbeiter abhängt, habt ihr ein Skalierungsproblem.

Wie KI PDF-Ausschreibungen analysiert – am Beispiel eines Spielplatz-Projekts

Wir gehen von einer realistischen Situation aus:

Eine Kommune veröffentlicht eine PDF-Ausschreibung für den Bau eines öffentlichen Spielplatzes (ca. 120 Seiten inkl. Leistungsverzeichnis, Vergabekriterien, Vertragsbedingungen).

Ziel:

1. PDF analysieren
2. Anforderungen strukturieren
3. Risiken erkennen
4. Go/No-Go bewerten
5. Ein überzeugendes Angebot erzeugen

Ausschreibungen kommen fast immer als PDF. Unstrukturiert. Lang. Juristisch. Fragmentiert.

Und genau hier liegt der Hebel.

Stellen wir uns vor, eine Stadt schreibt einen barrierefreien, nachhaltigen Abenteuerspielplatz mit Wasserelementen aus.

Budget: 850.000 €.

Vergabeverfahren: Öffentliche Ausschreibung.

Bewertung: 60 % Preis, 40 % Qualität.

Was kann KI konkret leisten?

1️⃣ Schritt 1: PDF-Ausschreibung strukturieren

Ziel:

Aus 120 Seiten wird ein strukturiertes Analyse-Dokument.

Was extrahiert werden soll:

• Muss-Kriterien
• Soll-/Bewertungskriterien
• Fristen
• Budgethinweise
• Vertragsstrafen
• Nachhaltigkeitsanforderungen
• Barrierefreiheitsnormen (z. B. DIN 18034)
• Bewertungsmatrix

🔹 Prompt für ChatGPT (Dokumenten-Analyse)

Du bist Vergabe- und Ausschreibungsexperte im kommunalen Bauumfeld.

Analysiere die hochgeladene PDF-Ausschreibung zum Bau eines öffentlichen Spielplatzes.

Erstelle:
1. Eine strukturierte Zusammenfassung (max. 2 Seiten)
2. Eine Tabelle mit:
   - Muss-Kriterien
   - Bewertungsrelevanten Kriterien
   - Fristen
   - Vertragsrisiken
3. Eine Liste möglicher kritischer Punkte oder Unklarheiten
4. Eine Einschätzung der strategischen Anforderungen (z. B. Nachhaltigkeit, Inklusion, Bürgerbeteiligung)

Antworte strukturiert mit Überschriften und Tabellen.

🔹 Prompt für Google Gemini (Dokumentenverständnis mit Kontextfokus)

Analysiere dieses PDF-Dokument als öffentliche Bauausschreibung.

Extrahiere:
- Alle technischen Anforderungen an Spielgeräte
- Anforderungen an Sicherheit und DIN-Normen
- Nachhaltigkeits- und Umweltauflagen
- Bewertungslogik der Angebotsauswahl

Erstelle zusätzlich:
- Eine Risikoanalyse aus Anbietersicht
- Eine Liste möglicher Differenzierungschancen

2️⃣ Schritt 2: Go/No-Go-Entscheidung

Hier wird es strategisch.

Beispielhafte Analyse:

• Hoher Qualitätsanteil (40 %)
• Fokus auf Inklusion und Nachhaltigkeit
• Referenzprojekte gefordert (min. 3)

Jetzt kann KI bewerten:

🔹 Prompt zur Gewinnwahrscheinlichkeitsanalyse

Basierend auf folgender Analyse der Spielplatz-Ausschreibung:

[Analyse einfügen]

Bewerte:
- Strategischen Fit zu einem mittelständischen Spielplatzbauer mit Schwerpunkt nachhaltige Holzspielgeräte
- Wettbewerbsintensität (typisch für öffentliche Ausschreibungen)
- Differenzierungsmöglichkeiten
- Geschätzte Gewinnwahrscheinlichkeit in %

Begründe deine Einschätzung.

3️⃣ Schritt 3: Angebotsstrategie entwickeln

Jetzt geht es nicht um Textproduktion. Sondern um Positionierung.

Die KI kann helfen, eine strategische Story zu entwickeln:

• Nachhaltigkeit als Mehrwert
• Inklusive Spielgeräte als gesellschaftlicher Beitrag
• Wartungsfreundlichkeit als langfristige Kostenersparnis

🔹 Prompt zur Angebotsstrategie

Entwickle eine Angebotsstrategie für einen Anbieter nachhaltiger Spielplatzlösungen.

Rahmenbedingungen:
- Bewertung: 60 % Preis, 40 % Qualität
- Fokus auf Barrierefreiheit
- Budgetrahmen 850.000 €
- Öffentlicher Auftraggeber (Stadt)

Erstelle:
1. Kernbotschaft
2. Differenzierungsstrategie
3. Argumentationslinie für Qualitätsteil
4. Preisargumentationsstrategie

4️⃣ Schritt 4: Angebot generieren

Jetzt darf KI texten – aber auf Basis einer klaren Strategie.

🔹 Prompt für ChatGPT – vollständiges Angebot

Erstelle ein professionelles Angebot für den Bau eines barrierefreien, nachhaltigen Spielplatzes gemäß folgender Ausschreibungsanalyse:

[Strukturierte Analyse einfügen]

Das Angebot soll enthalten:
- Anschreiben an die Stadt
- Executive Summary
- Technisches Konzept
- Nachhaltigkeitskonzept
- Barrierefreiheitskonzept
- Projektplan
- Qualitätssicherung
- Wartungskonzept
- Referenzdarstellung

Schreibe überzeugend, sachlich und auf öffentliche Auftraggeber abgestimmt.

🔹 Prompt für Gemini – stärker technisch orientiert

Erstelle eine detaillierte technische Angebotsbeschreibung für den Bau eines öffentlichen Spielplatzes.

Berücksichtige:
- DIN 18034
- Fallschutzanforderungen
- Nachhaltige Materialien
- Wartungsfreundlichkeit
- Sicherheitsprüfung nach DIN EN 1176

Formuliere normkonform und fachlich präzise.

5️⃣ Schritt 5: Compliance-Check vor Abgabe

Viele Angebote scheitern an Formfehlern.

KI kann prüfen:

• Sind alle Muss-Kriterien beantwortet?
• Wurde jede Position des Leistungsverzeichnisses adressiert?
• Sind geforderte Nachweise beigefügt?

🔹 Prompt zur Compliance-Prüfung

Vergleiche folgende Angebotsfassung mit der zuvor analysierten Ausschreibung.

Prüfe:
- Vollständigkeit aller Muss-Kriterien
- Konsistenz mit Bewertungsanforderungen
- Fehlende Nachweise oder Anlagen
- Formale Risiken

Erstelle eine Checkliste mit Ampelsystem (Grün/Gelb/Rot).

6️⃣ Der strategische Perspektivwechsel

Jetzt wird es spannend. Du kannst KI auch als „kritischen Vergabeausschuss“ einsetzen.

🔹 Prompt: Simulierter Vergabeausschuss

Du bist ein kritischer Vergabeausschuss einer Stadtverwaltung.

Bewerte das folgende Angebot streng nach den Kriterien der Ausschreibung.

Identifiziere:
- Schwächen
- Unklare Formulierungen
- Überzogene Versprechen
- Preis-Leistungs-Risiken

Schlage konkrete Verbesserungen vor.

7️⃣ Der eigentliche Hebel

Die meisten nutzen KI, um schneller Texte zu schreiben.

Der wirkliche Mehrwert entsteht, wenn KI:

• Entscheidungslogik sichtbar macht
• Bewertungsmuster entschlüsselt
• Risiken systematisch identifiziert
• Wiederholbare Angebotsprozesse baut

Dann wird aus einem PDF kein Dokument mehr.

Sondern ein strukturiertes Entscheidungsmodell.

Und jetzt spiele ich dir eine strategische Frage zurück:

Würdest du dieses System als

• internes Effizienztool für einzelne Angebote bauen

oder als skalierbares „Bid Intelligence Framework“, das über Zeit lernt, welche Angebotsmuster bei Kommunen wirklich gewinnen?

Je nachdem würde ich die Architektur völlig anders denken. 

🚀 Nächster Schritt

Wenn du KI nicht nur verstehen, sondern strukturiert in deinem Unternehmen einsetzen willst, dann:

👉 Informiere dich über unsere KI-Weiterbildung:
https://bloo.school

👉 Informiere dich über unsere Smart Market Fit Angebote:
https://bloola.com/smf - Der Smart Market Fit Kurs
https://bloola.com/smf-system - Das Smart Market Fit System für Unternehmen

👉 Oder erfahre mehr über unsere Beratungs- und Automatisierungslösungen:
https://bloola.com