Delegations-Checkliste – Prüfen, ob eine Aufgabenbeschreibung alle nötigen Infos enthält

1️⃣ Einstieg: Das reale Problem

Du delegierst eine Aufgabe – und bekommst eins von zwei Ergebnissen:

1. Rückfragen ohne Ende („Welche Version? Welche Zielgruppe? Welche Deadline? Wo liegt die Datei?“)
   oder
2. Ein Ergebnis, das nicht passt (falscher Fokus, falsches Format, falsche Prioritäten)

Und das passiert nicht, weil dein Team schlecht ist.
Sondern weil die Aufgabenbeschreibung oft unvollständig ist – und du es im Stress nicht merkst.

Jetzt kommt der Hebel:
Du kannst KI (ChatGPT oder Gemini) so einsetzen, dass sie wie ein Delegations-Qualitätsprüfer funktioniert und dir sagt, was im Briefing fehlt – bevor du delegierst.

2️⃣ Warum das Problem bleibt

Typische Fehlansätze, die das Problem zementieren:

• „Mach mal“-Delegation: Du kennst das Ziel, aber es steht nicht im Text.
• Informations-Silos: Kontext steckt in deinem Kopf, Dateien in Drive, Details in Slack.
• Keine Standards: Jeder delegiert anders → Qualität ist Zufall.
• Tool-Overload: Ticketsystem + Chat + Docs, aber keine klare „Source of Truth“.
• KI ohne System: Wenn du KI „irgendwas“ prüfen lässt, bekommst du „irgendwas“ zurück.

Die Lösung ist nicht „mehr Kommunikation“, sondern ein Standard, der fehlende Infos sichtbar macht.

3️⃣ Die konkrete Lösung: Die 9-Felder-Delegations-Checkliste (als Qualitätsstandard)

Diese 9 Felder sind dein Delegations-Sicherheitsgurt. Wenn ein Feld fehlt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es knallt.

✅ Feld 1: Ziel & Ergebnis

• Was soll am Ende fertig sein?
• Wie sieht „Done“ aus?

✅ Feld 2: Kontext

• Warum machen wir das?
• Wer nutzt es und wofür?

✅ Feld 3: Scope & Umfang

• Was gehört dazu – und was nicht?
• Welche Tiefe? Wie viele Varianten?

✅ Feld 4: Anforderungen & Constraints

• Format, Ton, CI, rechtliche Vorgaben
• Tools, Systeme, Limits

✅ Feld 5: Inputs

• Welche Dateien/Links/Daten?
• Was ist die „Single Source of Truth“?

✅ Feld 6: Vorgehen & Entscheidungslogik

• Was darf eigenständig entschieden werden?
• Was muss abgestimmt werden?

✅ Feld 7: Timing & Meilensteine

• Deadline, Zwischenstände, Abhängigkeiten

✅ Feld 8: Kommunikation

• Kanal, Update-Frequenz, Blocker-Regeln

✅ Feld 9: Abgabe & Review

• Ablageort, Dateinamen, Reviewer, Kriterien

Merksatz:
Wenn du es nicht anhand dieser 9 Felder briefen kannst, kannst du es auch nicht sauber delegieren.

4️⃣ Praxisbeispiel: HR-Team delegiert eine Stellenanzeige

Vorher (manuell, unklar):
„Bitte erstelle eine Stellenausschreibung für einen Sales Manager.“

Ergebnis: 8 Rückfragen, 3 Schleifen, viel Zeitverlust.

Nachher (mit Checkliste + KI-Prüfung):
Du schreibst ein kurzes Briefing (auch unvollständig möglich) und lässt KI prüfen:

• Ziel: Stellenausschreibung für LinkedIn + Website
• Zielgruppe: B2B Sales, 3–5 Jahre Erfahrung
• Format: 1 Longform + 1 Shortform
• Ton: modern, direkt, keine Floskeln
• Inputs: Aufgabenprofil, EVP-Punkte, Gehaltsband
• Timing: Entwurf bis Mittwoch 12:00

KI meldet:
„Es fehlen: Standort/Remote-Regel, Reporting Line, Benefits im Detail, Bewerbungsprozess/CTA, Freigabeprozess.“

Du ergänzt 5 Punkte → und delegierst erst dann.

5️⃣ So setzt du KI praktisch ein: ChatGPT vs. Gemini (zwei Wege, ein Standard)

Wichtig: ChatGPT und Gemini können beide exakt diese Aufgabe übernehmen.
Der Unterschied ist weniger „Qualität“, sondern wie du sie in deinen Alltag integrierst:

• ChatGPT: oft stark im iterativen Arbeiten, Struktur, Textqualität und Prompting-Workflows
• Gemini: oft stark in Google-Workspace-Nähe (Docs/Drive), wenn du dort sowieso arbeitest

A) Workflow 1: Delegations-Check mit ChatGPT (Copy-Paste-Standard)

Ziel: Du gibst dein Briefing rein → ChatGPT bewertet es entlang der 9 Felder → du bekommst fehlende Infos + Rückfragen + Verbesserungsvorschlag.

Prompt (direkt nutzbar):

Du bist mein Delegations-Qualitätsprüfer. Prüfe die folgende Aufgabenbeschreibung anhand einer 9-Felder-Delegations-Checkliste:  1 Ziel & Ergebnis 2 Kontext 3 Scope & Umfang 4 Anforderungen & Constraints 5 Inputs 6 Vorgehen & Entscheidungslogik 7 Timing & Meilensteine 8 Kommunikation 9 Abgabe & Review  Gib mir: A) Eine Tabelle (Feld | vorhanden? | fehlt/unklar | konkrete Rückfrage) B) Eine verbesserte Version des Briefings in maximal 150 Wörtern C) Die 3 größten Risiken, wenn ich so delegiere wie jetzt  Hier ist das Briefing: [PASTE] 

So nutzt du das in der Praxis (2 Minuten):

1. Briefing roh schreiben
2. Prompt + Briefing in ChatGPT
3. Rückfragen beantworten
4. „Finales Briefing“ an Team/Kollegen senden

Bonus: Du kannst ChatGPT zusätzlich bitten:
„Mach daraus eine delegierbare Ticket-Beschreibung für Jira/Asana.“

B) Workflow 2: Delegations-Check mit Gemini (Google-Workspace-orientiert)

Ziel: Du arbeitest in Google Docs/Drive → Gemini prüft oder überarbeitet dein Briefing direkt dort (ideal, wenn eure Organisation stark in Google hängt).

Prompt (direkt nutzbar):

Agiere als Delegations-Qualitätsprüfer. Analysiere den folgenden Auftrag nach der 9-Felder-Checkliste: Ziel & Ergebnis, Kontext, Scope, Anforderungen, Inputs, Vorgehen, Timing, Kommunikation, Abgabe/Review.  Erstelle: 1) Eine Checkliste der fehlenden Punkte als Bullet-Liste 2) Konkrete Rückfragen (max. 10), priorisiert nach Wichtigkeit 3) Eine überarbeitete Aufgabenbeschreibung, klar strukturiert und sofort delegierbar  Text: [PASTE] 

Praxis-Setup:

• Du legst ein Google-Doc-Template an: „Delegations-Briefing“
• Oben stehen die 9 Felder als Überschriften
• Du füllst nur grob aus
• Gemini macht daraus ein vollständiges, sauberes Briefing + Rückfragen

6️⃣ Sofort umsetzbare Schritte (heute starten)

1. Erstelle ein „Delegations-Briefing“-Template (Notion, Google Doc oder Ticket-Template)
   → 9 Felder als fixe Struktur
2. Mach KI zum Pflicht-Schritt vor jeder Delegation
   Regel: „Kein Auftrag raus, bevor KI ihn gecheckt hat.“
3. Lege eine Standard-Definition-of-Done fest
   z. B. „final, reviewt, abgelegt, link geteilt, nächste Schritte definiert“
4. Nutze Beispiele
   Hinterlege 1 gutes und 1 schlechtes Briefing – KI lernt dann schneller euren Stil.
5. Pilotbereich wählen (Quick Win)
   Starte mit Aufgaben, die oft schiefgehen:
   Content, Reporting, Angebotsunterlagen, Präsentationen, Kundenkommunikation

7️⃣ Strategische Einordnung: Was sich dadurch im Unternehmen verändert

Wenn du Delegation so standardisierst, baust du eine Fähigkeit auf, die direkt mit KI-Reife zusammenhängt:

• Du reduzierst Reibungsverluste (Rückfragen, Schleifen, Missverständnisse)
• Du bekommst stabilere Qualität (egal wer ausführt)
• Du machst Arbeit skalierbar (mehr Output ohne mehr Chaos)
• Du schaffst die Grundlage für KI-Agenten & Automatisierung
  (denn Agenten brauchen klare Inputs, Regeln und DoD)

Kurz:
Saubere Delegation ist die Basis für KI-gestützte Skalierung.

8️⃣ Abschluss + Call-to-Action

🚀 Nächster Schritt

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