Der Logistikbereich eines premium Automobilherstellers benötigt bei neuen Produktlinien oder Änderungen in den Modellserien Spezialverpackungen für den Versand und für die Lagerung von Zulieferteilen.
Die Planung und Entwicklung dieser Spezialverpackungen unterliegt einer Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften und basieren auf einem Prüfkatalog mit über 200 Kriterien zum Entwurf und Produktion einer Spezialverpackung in den Segmenten Arbeitsschutz, Ergonomie, Umweltschutz und vielen weiteren. Diese müssen bewertet und ggf. daraus resultierende Änderungen durchgeführt werden.
Die Entwicklung einer Spezialverpackung ist hierbei in 3 Prozessschritte und mehreren Entwicklungsabschnitte aufgeteilt:
Dieser Abstimmungsprozess wurde bis zum Projektbeginn via Excel-Listen und E-Mails in einem entsprechend aufwendigen und fehlerbehafteten Prozess durchgeführt.
Der gesamte Prozess zur Planung und Freigabe einer Spezialverpackung dauerte hierbei regulär einige Monate von der Erfassung bis zum finalen Abnahmetermin durch die Prozesspartner. Hierdurch entstehende lange Laufzeiten und die Fehlerrate in den Abstimmungen veranlassten das Management eine Vorgabe auszusprechen, dass eine Spezialverpackung in 4 Wochen anstelle von 3-4 Monaten abgestimmt, validiert und abgenommen werden sollte.
Basierend auf dem bloofactory Prozess konnte innerhalb einer Woche ein digitaler Prozess basierend auf Microsoft 365 abgestimmt werden. Mittels spezialisierter Prozess Consultants und UX Designer wurde eine web basierte Lösung aufbauend auf den Microsoft 365 Services entworfen, abgestimmt und innerhalb von wenigen Wochen entwickelt. Das Unternehmen konnte während des Entwicklungsprozesses bereits Teile der Lösung ausprobieren und Optimierungswünsche kontinuierlich einsteuern.
Basis bildet ein mehrsprachiges Erfassungsformular, das den Anwender alle notwendigen Kriterien logisch erfassen lässt. Anhand der getätigten Antworten werden die jeweiligen Prozesspartner dem Vorgang hinzu gefügt und der Prozess wird gestartet, sobald alle Pflichtinformationen eingetragen sind. Durch den Ansatz der automatischen Überprüfung von Eingaben wurde die Fehlerquote im ersten Schritt reduziert.
Das Prozesssystem ermöglicht automatisiert die Einhaltung von Prozesslaufzeiten mittels Termin- und Eskalationsfunktionen und Prozesspartner erhalten des Weiteren die Möglichkeit, Termine für Besprechungen und Abstimmungen (inkl. Berechtigungen) bei Bedarf an Vertreter oder Nachfolger zu delegieren.
Für den Abnahmeprozess erforderliche Informationen, wie z. B. Terminpläne, Behälterbenennungen und -abmessungen, können aus anderen Tools komfortabel und fehlerfrei übernommen werden. Des Weiteren ist die Dokumentation von Abnahmen und Lieferungen entsprechend berücksichtigt. Der Upload von Fotos und anderen Dokumenten ist entsprechend integriert und damit der Prozess durchgängig automatisiert.
Des Weiteren lässt sich in jedem Prozessabschnitt der aktuelle Stand als Report für unterschiedliche Zielgruppen erstellen. Hierbei sind alle Rückmeldungen der Prozesspartner inkl. dem aktuellen Stand berücksichtigt.
Nach erfolgter Freigabe / Ablehnung bekommen die zuständigen Prozesspartner eine Meldung aus dem System.
Entsprechende Prüfungen, Korrekturen und Bearbeitungen erfolgen direkt online mittels den bekannten Werkzeugen Word, Excel und Powerpoint und können von allen Beteiligten online live verfolgt und bearbeitet werden.
Ein Spezialverpackungsvorgang inklusive alle Dokumente kann hierbei von mehreren Personen gleichzeitig innerhalb eines Tages bearbeitet, in Microsoft Teams Sitzungen direkt abgestimmt und finalisiert werden. Ein integriertes Aufgabenmanagement ermöglicht hierbei eine lückenlose Verfolgung der Tätigkeiten und sichert mit Deadlines und automatisierten Erinnerungen die Zusammenarbeit von mehreren Teams ab.
Die integrierte Archivierung sichert dauerhaft die abgestimmten Vorgänge ab und erfüllt hierbei alle notwendigen und gesetzlich vorgeschriebenen Compliance und Dokumentationsvorschriften.
Die Planung, Abstimmung und Freigabe von Spezialverpackungen konnte von 2-3 Monaten auf wenigen Wochen reduziert werden. Gleichzeitig wurde durch die parallele Bearbeitung von Vorgängen die Effizienz mit gleicher Mannschaft um den Faktor 10 erhöht. Die durch das Management gesetzten Ziele wurden hierbei übererfüllt.
Mit dem aufgesetzten Change Management System wurde die Bearbeitung bereits deutlich verkürzt. Das Unternehmen arbeitet an einer kontinuierliche Weiterentwicklung des Change-Management-Systems für Wartungsarbeiten und plant zudem die Einbeziehung und Steuerung von externen Dienstleistern. Basierend auf dem bloofactory Prozess und der Standard-Plattform Microsoft 365 können neue Funktionen innerhalb weniger Tage bis Wochen implementiert und ausgerollt werden.